Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должна ли быть нумерация всех кадровых приказов единая». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться.
Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:
- Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
- Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».
Как нумеровать кадровые приказы
Памятка кадровика от «Системы Кадры». Сроки хранения кадровых документов в организации Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом. Номера приказов по кадрам присваиваются в соответствии с принятым в организации порядком.
Исключение из общего правила составляют государственные и муниципальные образовательные учреждения, заново начинающие нумеровать распорядительные документы в начале учебного, а не календарного года.
Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.
Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д. Общеустановленных правил присвоения номеров кадровым документам нет. Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.
Вот несколько буквенных образцов нумерации приказов в кадровом делопроизводстве:
- ЛС – распоряжение, регламентирующее сферу трудовых взаимоотношений с личным составом компании;
- П – свидетельство приема на работу нового сотрудника;
- У – в документе содержится информация об увольнении работника;
- К – сведения о служебных поездках.
Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.
Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:
- Внесение записей в трудовые книжки;
- Оформление личных дел;
- Создание приказов по личному составу;
- Оформление графика отпусков и штатного расписания;
- Составление и преобразование должностных инструкций;
- Хранение и своевременная сдача документов в архив;
- Грамотное внесение изменений в документы;
В книге учета необходимо предусмотреть отдельную графу для проставления отметок об ознакомлении с текстом приказа всех упомянутых в нем лиц. Если распоряжение касается хозяйственной деятельности компании, то в журнале должны быть поля для даты исполнения распоряжения и для ввода фамилий лиц, ответственных за реализацию положений документа.
Например, нумерация приказов о приеме на работу может включать буквенный код «К», указывающий на кадровый характер документа: Приказ о приеме сотрудника на основную работу с комментариями эксперта Правило 3.
Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.
Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно разработать свою систему и правила нумерации приказов, утвердив при этом положения в локальном нормативно-правовом акте, например, инструкции по делопроизводству. С указанным документом следует ознакомить всех сотрудников, имеющих доступ к работе с документами.
На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код. Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.
Образец приказа о нумерации приказов
Для наибольшего охвата учетом системы документооборота применяют методику регистрации всех издаваемых документов. С этой целью предприятие ежегодно заводит новый журнал регистрации приказов. Таких учетных книг может быть несколько – отдельно для распоряжений по личному составу и для указов иного типа.
Формы журналов на законодательном уровне не утверждается, соответственно в каждой фирме может быть введен свой журнал.
В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов.
Формы журналов на законодательном уровне не утверждается, соответственно в каждой фирме может быть введен свой журнал.
Порядок присвоения номеров никак не регламентирован. Определяющим фактором при нумерации приказов в кадровом производстве является ежегодное обновление, то есть с 1-го числа года нумерация начинается с цифры 1.
В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.
Документы в кадровом делопроизводстве
Примерами индексов могут служить:
- «лс» — приказы по личному составу;
- «п» — о приеме на работу;
- «у» — о расторжении трудового договора;
- «к» — о назначении командировки и т.д.
В кадровых подразделениях компаний образуется большое количество различных документов, касающихся как деятельности самого подразделения, так и движения персонала в целом по предприятию.
Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно. Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. д.
Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.
Как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве
Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.
Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.
В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:
- «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
- «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).
В организациях и у ИП единой системы документооборота на законодательном уровне не закрепляется, однако это не значит, что ее не нужно вводить. Закрепление такой системы возможно с помощью локальных актов, принимаемых в порядке, установленном ст. 40 ТК РФ.
Как правильно нумеровать приказы
Приказ – это распорядительный документ, который принимается руководителем организации (единоличным исполнительным органом) с целью регулирования внутренних и внешних правоотношений. Виды приказов, которые могут быть приняты в организации отражены в Приказе Минкультуры России № 558.
Другое дело, что от одной даты не может быть двух приказов с одним номером. А от разных дат, пожалуйста. Никто не запрещает нумерацию обновлять ежедневно.
Сроки хранения приказных бланков связаны с категорией такого документа: если распоряжение, касающееся трудовых взаимоотношений и работы личного состава компании, было издано до 2003 года, то руководство предприятия должно обеспечить его сохранность в течение 75 лет.
В трудовой книжке мы описываем событие и ставим номер приказа об этом событии, вроде все. Если что-то непонятно всегда можно запросить эти документы в организации.
Для чего нужна нумерация документов
В них указываются следующие сведения:
- Титульный лист, в котором отражены название журнала, дата начала и окончания его ведения, наименование организации.
- Раздел, в котором дается указание на ответственного лица за его ведение, перечень приказов, принятых в фирме, их номера, сроки хранения, перечень лиц, на которые конкретные приказы распространяются.
Например, в кадровой службе компании работают несколько сотрудников, которые отвечают каждый за свой участок работы.
Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье. Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Что значит присвоить номер приказу Как присвоить номер приказу Итоги Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства.
В-третьих, снижать время на обработку и дальнейшее архивирование приказов и распоряжений. Чем больше документов по кадровым вопросам образуется в компании, тем разветвленнее должна быть их классификация и длиннее номер каждого приказа.
Каковы правила оформления нумерации приказов в журнале регистрации
Скачайте кадровые документы с комментариями эксперта: Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала.
К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.
В чем смысл нумерации приказов, ее основные принципы
Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.
Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.