Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как писать ответ на служебную записку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Форма служебной записки определяется организацией. Однако в данном случае нужно руководствоваться РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Как правило, оформляется такая бумага на листе А4.
В нашей статье мы хотим поговорить о письмах. Ведь они являются наиболее распространенным способом обмена информацией. В повседневной жизни и на работе без них просто не обойтись.
Как оформить ответ на служебную записку
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:
- Сопроводительные.
- Письмо-запрос.
- Информационные.
- Рекламные.
- Гарантийные.
- Претензионные.
- Арбитражные.
- Письма-напоминания.
- Письма-подтверждения.
- Письма-просьбы.
- Письма-извещения.
Общая информация об ответе на служебную записку
Инструкции по делопроизводству в каждой компании определены виды документов, которые создаются в организации и служат инструментом общения между сотрудниками.
Письмо строят по определенной схеме:
- Введение. В нем указываются мотивы и причины написания документа, факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
- Доказательства. Тут излагаются обоснования всего того, что изложено в документе.
- Заключение. В нем делаются выводы, выдвигаются предложения, просьбы, требования.
Сотрудник написал служебную записку на клевету в его адрес. Как составить грамотно ответ, что служебная записка его рассмотрена.
На любом предприятии у сотрудников должна быть возможность вести деловую переписку с коллегами или начальством.
Ответ на служебную записку: образец
В условиях, когда ответ требуется срочно, он может быть предоставлен буквально в день обращения. Однако, зачастую проходит около 3-х рабочих смен.
Руководителю написал служебную записку о разъяснении причинах лишения премии. Срок на ответ руководителя?
Будьте добры уточните в течение какого установленного срока нужно дать ответ на служебную записку на имя руководителя и описанную сотруднику, по поводу которого написана служебная записка. Ознакомление было, но нигде не отмечено подписью и экземпляр не был отдан сотруднику. Может ли сотрудник попросить копию экземпляра служебной записки для вразумительного ответа по существу.
Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.
Но есть некоторые отличия. В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.
Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Итак, разберем основные параметры составления документа.
В шапке ответа на служебную записку обозначают:
- Дату, от которой поступила служебная записка.
- ФИО того, кто обращался.
- Проблема, с которой обращались.
Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.
Важно! Лучше всего обращаться к локальным документом определенной компании, чтобы решить подобные вопросы, потому что именно там указан регламент оформления документов.
Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале. Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.
Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. С оставление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.
Формирование шапки бумаги. В ней следует указать общие сведения об адресате и составителе − прописать ФИО и должности. Также в шапке делается ссылка на первоначальный документ, обозначается его номер и дата подачи.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В крупных структурах невнимательность при составлении служебной записки или вовсе ее игнорирование может привести к лишней трате времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе подразделений.
Коммуникация между сотрудниками в компании – нужный и важный фактор, который приводит к успеху любую организационную структуру. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.
Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.
Как правильно написать служебное письмо
Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что именно необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.
Сотрудники должны своевременно отвечать на нее, чтобы недопониманий в компании возникало как можно меньше, а также, чтобы быть информированным по всем вопросам.
Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.
Как правило, ответ на служебное письмо необходим тогда, когда он подразумевается. То есть, сотрудник обязан дать свои комментарии после рассмотрения служебной записки. В них содержатся меры, которые были приняты работником, после ознакомления с обращением.
Как написать служебную записку — пример и образец написания
Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.
Оформление ответа на служебную записку уместно только тем субъектом, который является адресатом изначального обращения.
Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте. Это позволяет экономить время и быстро находить нужные данные. В условиях, когда ответ требуется срочно, он может быть предоставлен буквально в день обращения. Однако, зачастую проходит около 3-х рабочих смен.
Служебная записка – что это за документ?
Теперь, когда стало понятно при каких обстоятельствах можно использовать документ, необходимо рассмотреть пример написания служебной записки. Как уже было сказано выше, нет какого-либо единого бланка служебной записки. Но некоторые требования к оформлению документа все-таки существуют.
Информацию об адресате. В верхней части документа, ближе к правому углу должны быть указаны фамилия, имя, отчество лица, которому направлено обращение и его должность.2.
Номер и наименование документа, указывают чуть ниже.3. Суть вопроса.
В ответ на вашу служебную записку направляем вам
Период ответа законодательно не регулируется. Практика демонстрирует, что зачастую, он подается не позднее 10 дней после поступления обращения. Также субъект при подаче служебной записки вправе указать в тексте документа желаемую дату получения.
В условиях, когда ответ требуется срочно, он может быть предоставлен буквально в день обращения. Однако, зачастую проходит около 3-х рабочих смен.
Оформление ответа на служебную записку уместно только тем субъектом, который является адресатом изначального обращения.
В ответ на вашу служебную записку сообщаю следующее
Обязательными элементами записки остаются:
- наименование адресата. Важно отметить, что орфографические и фактические ошибки не допускаются. Необходимо указать ФИО и должность субъекта, которому адресуется записка, грамотно. Ту же информацию следует прописать и о составителе;
- основной текст, где будет детально, но лаконично изложена проблема, из-за наличия которой составляется документ;
- виза записки. Если документ составляется на компьютере, подпись, тем не менее, должна ставиться от руки. Впрочем, практика демонстрирует, что также допускается вариант применения электронной подписи.
В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.
Существуют следующие виды служебных записок:
- на премирование работника;
- на повышение оклада;
- о невыполнении должностных обязанностей;
- о выделении денежных средств итд.
Любая бизнес-деятельность нуждается в грамотно организованном документообороте. Он позволяет выстроить действенную систему коммуникации как между членами коллектива (то есть, по горизонтали), так и между вышестоящими и нижестоящими должностями (то есть, по вертикали). Для этого используются служебные записки. Персонал фирмы должен быть ознакомлен с локальными правилами оформления этих бумаг.
Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации.
Как ответить на служебную записку образец
Докладная записка – это разновидность внутреннего документа, который используется для информирования вышестоящего руководства о той или иной проблеме.
Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте.
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).