Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сшить архивное дело на 4 дырки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.
Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком. Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией. Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило.
Как прошить дело в 4 прокола схема
Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.
Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.
Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.
Рекомендации по выбору нитей: прошивные ЛШ-210 (наиболее часто используемые в делопроизводстве), банковский шпагат, суровые.
Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
Примерно выглядит так: заключили контракт со строительной фирмой на текущий ремонт. После того как работы будут все выполнены, собираем комиссию (оформляем приказом). Она принимает работы по акту. Туда же входит акт на недоделки и если есть такие, то и на скрытые работы. Вот эти все документы нужно подшить вместе (контракт, акты, приказы).
Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.
Процесс нумерации листов осуществляется простым карандашом. Номер листа следует проставлять в правом верхнем углу. Лист описи тома в порядок нумерации не входит. Номер «1» имеет титульный лист.
Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.
Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.
Данный способ прошивки – самый простой. Он используется, если требуется скрепить и сдать в архив документы низкой степени важности, а также с небольшим количеством страниц.
Унифицированных правил либо стандарта, регламентирующего процесс сшивания бумажных документов, не существует. Отдельными локальными актами государственных учреждений устанавливаются правила прошивки для структур, входящих в их состав.
Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу.
Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.
Но хранить не требующиеся в повседневной работе документы на полках следует, не просто свалив их в кучу. Перед сдачей в архив их следует систематизировать и тщательно подготовить.
Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.
Но хранить не требующиеся в повседневной работе документы на полках следует, не просто свалив их в кучу. Перед сдачей в архив их следует систематизировать и тщательно подготовить.
Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола. Объяснения снабжаю фотографиями. Сразу говорю, что это – не профессиональный переплет. Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга.
Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.
Прошивка позволяет избежать случайной потери ценных бумаг, а также облегчает поиск документов для сотрудников архива или кадрового отдела. Иногда документы необходимо предъявить проверяющим органам или сделать их копии.
Не нужно путать людей и вводить их в заблуждение они и сами запутаются. Этот приказ действительно существует. Однако, отменяет прошивание бумаг он если подача их при регистрации своей фирмы в налоговой инспекции. Или в случаях регистрации ИП. Но, рекомендую не сильно расслабляться. Налоговики не особенно торопятся следовать этому приказу.
Регламент, регулирующий нормы прошивки документов нитками
Нам начальство на работе велит руководствоваться исключительно единственным нормативным актом, регламентирующим процесс прошивки документов, на остальные регламенты не обращаем внимания. В обзоре он упоминается, что лишний раз подтверждает правильность нашей работы: приказ Министерства РФ по налогам и сборам. Вроде бы, издан 18.03. 2003г. Вот в нём много говорится о прошивании документов.
Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.
Данный способ прошивки – самый простой. Он используется, если требуется скрепить и сдать в архив документы низкой степени важности, а также с небольшим количеством страниц. Схема прошивки:
- сделать два отверстия с левой стороны сшиваемых листов на расстоянии 5 см друг от друга;
- пропустить нить через два отверстия;
- связать концы нити в узел с тыльной стороны листов в узел;
- наклеить на узел бумажный прямоугольник, оставив оба конца нити видимыми.
Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.
Подготовка документов к сшиванию
Для систематизации бумаг в архиве применяется прошивка документов, которая особенно важна в случаях, когда нужно переработать большое количество документов. Прошивка применяется в делопроизводстве, если требуется сдать отчеты на проверку, и для архивного хранения.
Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.
В некоторых случаях исключением являются бумаги, передаваемые в налоговую – их не всегда требуется сшивать. Однако, если такое требование было изъявлено, нужно выполнить прошивку по действующему стандарту – ГОСТ.
Оставшуюся часть картона приклеиваем с оборотной стороны снаружи обложки, пряча под нее нить и узелок. Клея не жалеем и размазываем его по обеим поверхностям ровным слоем.
Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4). Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края (обязательно на равном расстоянии друг от друга), а третью – отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома. Сил не жалеем, проводим линии глубоко.
Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.
Прошивка документов, вроде с одной стороны не такой уж обязательный аспект в делопроизводстве. Но в тоже время, комментаторы, правильно говорят, что некоторые государственные организации не возьмут к исполнению документы не прошитую должным образом. Могут условия конкурса предъявлять такие требование или налоговики.
Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?
Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
Лист картона для детского творчества приклеиваем к одному из листов А4 за левый край. Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам. Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это – будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит.
Дополнительно были изложены методические пояснения, с учетом которых должны быть заполнены некоторые формы. Определенные требования устанавливаются Министерством по сборам и налогам для внутренней документации.