Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение об архиве образовательной организации образец 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Инструкция: готовим положение об архиве
2.1. В школьный архив поступают:
- законченные делопроизводством школы документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по кадрам и обучающимся;
- документы постоянного хранения и по личному составу организаций- предшественников;
- личные фонды ведущих работников организации, осуществляющей образовательную деятельность, поступившие в архив;
- служебные и ведомственные издания;
- справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации, осуществляющей образовательную деятельность.
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности организации, осуществляющей образовательную деятельность.
3.1.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата.
3.1.4. Использования документов, находящихся на хранении в архиве школы.
3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве школы и своевременной передачей их в архив образовательной организации.
Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за архив, имеет право:
5.1. Представлять директору организации, осуществляющей образовательную деятельность, предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве школы.
5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.3. Запрашивать от структурных подразделений и работников школы сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5.4. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.5. Информировать структурные подразделения школы о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.
5.6. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии общеобразовательной организации, а также в экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.
Положение об архиве образовательной организации
- Положения школы
- Документы по коронавирусу
- Билеты и инструктажи по ОТ
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ
- Нормативные документы ОТ
- Должностные Профстандарт
- Должностные по ЕКС
- Должностные заместителей
- Должностные администрации
- Должностные учителей
- Должностные персонала
- Должностные лаборантов
- Перечень должностных
- Охрана труда администрации
- Охрана труда учителя
- Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
- Охрана труда обслуживающего персонала
- Вводный инструктаж для работников школы
- Техника безопасности классного руководителя
- Техника безопасности для учащихся
- Инструктажи для учащихся
- Охрана труда психолога
- Техника безопасности в библиотеке
- Охрана труда в школьной столовой
- Перечень инструкций по охране труда в школе
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ ___________________________ (должность руководителя организации, наименование организации) ___________/______________/ (подпись) (Ф.И.О.) «__»___________ ____ г. М.П.
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ «_____________» (далее — Организация) создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.
1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:
— осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;
— осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;
— осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;
— обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;
— подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;
— участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;
— повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;
— ___________________________________________________.
1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).
Заведующий Архива <1> назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _______________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).
1.6. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.
1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Организации.
1.8. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.9. Заведующий Архива:
— руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;
— осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;
— распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
— вносит руководству Организации предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;
— участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;
— принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;
— участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
— совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;
— осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.
1.10. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.
1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования Архива.
Организации, подведомственные МОиН УР
После разработки конечного текста документа руководитель организации издает приказ об утверждении положения об архиве, после чего документ вступает в силу. Изменения в положения вносятся тоже с помощью соответствующего приказа: в нем либо перечисляются вносимые изменения, либо в качестве приложения оформляется новая редакция положения.
Важно помнить как ознакамливают с положением об архиве, — все сотрудники, которых напрямую касается положение, знакомятся с ним под подпись. Сотрудники, не связанные напрямую со специализированным подразделением, на работу которых положение не повлияет, с ним знакомиться не обязаны.
__________________________ УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата Об архиве
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с действующим законодательством и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ «_____________» создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Архив документов организации (далее — Архив) является самостоятельным структурным подразделением / входит в состав иного структурного подразделения.
1.4. Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения — в зависимости от организационной структуры управления).
1.5. Возглавляет архив заведующий, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.
На должность заведующего назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.6. Заведующий Архивом:
1.6.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации.
1.6.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
1.6.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
1.6.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
1.6.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
1.6.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
1.6.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
1.6.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
1.6.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
1.6.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
1.6.11. Составляет установленную отчетность.
1.6.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
1.7. В период отсутствия Заведующего Архивом его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.8. Структура и штат архива определяются штатным расписанием Организации в зависимости от объема и количества документов, хранящихся в архиве.
1.9 Архив в своей деятельности руководствуется:
1.9.1 Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
1.9.2 Уставом организации (Положением об организации).
1.9.3 Приказами и распоряжениями руководителя организации.
1.9.4 Правилами внутреннего трудового распорядка.
1.9.5 Коллективным договором.
1.9.6 Настоящим Положением.
1.9.7 ______________________________________________________________.
1.10. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.
В архиве организации составляются:
— план работы на год;
— график приема дел в архив организации;
— график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;
— паспорт архива организации.
1.14. В состав документов архива входят:
— документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации; документы, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;
— документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
— документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации;
— служебные и ведомственные издания;
— научно-справочный аппарат к документам архива.
Утвердить ЛНА вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ об утверждении положения об архиве или распоряжение. Специфических требований к нему нет, документ формируется в свободной форме с учетом сложившейся в компании практики.
Важный вопрос — как ознакамливают с положением об архиве, поскольку такой ЛНА всем сотрудникам не интересен и нужен только лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников и необходимо ознакомить с документом: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
- Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
- Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
- Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
- Как закрыть делопроизводственный год
В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:
Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации.
Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ
УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 г. N 42
1. Примерное положение об архиве организации (далее — Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).
2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее — Архив организации).
3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.
После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.
5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях <1>, локальными нормативными актами государственного органа.
<1> Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).
6. Архив организации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций — предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения <2> (при их наличии);
<2> Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.:Стандартинформ, 2014
г) фонд пользования (архива) <3> (при наличии);
<3> Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.:Стандартинформ, 2014
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
7. К задачам Архива организации относятся:
7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.
7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.
7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
Скачать Примерное положение об архиве организации
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ «_____________» (далее — Организация) создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.
1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:
— осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;
— осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;
— осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;
— обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;
— подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;
— участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;
— повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;
— ___________________________________________________.
1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).
Заведующий Архива 1 назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _______________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).
1.6. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.
1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Организации.
1.8. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.9. Заведующий Архива:
— руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;
— осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;
— распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
— вносит руководству Организации предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;
— участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;
— принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;
— участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
— совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;
— осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.
1.10. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.
1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования Архива.
3.1. Работники Архива в процессе своей деятельности имеют право:
— получать поступающие в Организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;
— запрашивать и получать от руководителей Организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;
— осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Организации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Организации;
— вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы Архива и Организации в целом;
— участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;
— вносить предложения руководству Организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников Архива и других структурных подразделений Организации по своему профилю деятельности;
— участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;
— контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования Архива.
3.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:
— выполнение возложенных на Архив функций и задач;
— организацию работы Архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
— рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;
— состояние трудовой и исполнительской дисциплины в Архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;
— соблюдение работниками Архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
— ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;
— предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности Архива;
— готовность Архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;
— несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
— утрату и несанкционированное уничтожение документов;
— необоснованный отказ в приеме на хранение документов;
— нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством РФ.
3.3. Прием каждого дела производится Заведующим Архива в присутствии работника структурного подразделения.
3.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив сотрудником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
3.5. Дела, увязанные в связки, доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы.
С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/
1 Должностные обязанности Заведующего архивом регламентированы в Разделе I Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.
|
Согласовано Председатель профсоюза Д.В Беляков |
Утверждаю Директор МОУ Антоновская ООШ О.В Гусарова Приказ № 1 от 01.01.2019 |
Положение об архиве школы
1.Общие положения
1.1. Настоящее Положение об архиве школы разработано на основании Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992г № 176, в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом «Об образовании в РФ» № 273-ФЗ от 29.12.2012г. в редакции от 07.03.2018г, Уставом общеобразовательного учреждения.
1.2. В своей деятельности архив руководствуется данным Положением об архиве школы, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11, нормативными правовыми актами и методическими рекомендациями Федерального архивного агентства, локальными нормативными актами школы, приказами и указаниями вышестоящих организаций.
1.3. Данное Положение об архиве образовательной организации устанавливает задачи и функции школьного архива, регламентирует деятельность лица, ответственного за ведение архива в общеобразовательном учреждении.
1.4. Документы общеобразовательного учреждения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на государственное хранение данные документы временно хранятся в общеобразовательном учреждении.
1.5. В школе для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
1.6. Архив в школе создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое лицом, ответственным за ведение архива согласно приказу директора школы.
1.7. Общеобразовательное учреждение обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.8. Общеобразовательное учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. Обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
1.9. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет школы.
1.10. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица общеобразовательного учреждения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.11. Школьный архив работает согласно плану, утверждаемому директором общеобразовательного учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.12. Контроль деятельности архива осуществляет директор школы.
2.Состав документов архива В архив поступают:
законченные делопроизводством школы документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по кадрам и обучающимся.
документы постоянного хранения и по личному составу учреждений- предшественников личные фонды ведущих работников общеобразовательного учреждения, поступившие в архив.
служебные и ведомственные издания.
научно-справочный аппарат к документам архива.
- Задачи и функции архива 3.1. Основными задачами архива школы являются: 3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения об архиве общеобразовательного учреждения. 3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве школы. 3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение. 3.1.4. Осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве образовательного учреждения. 3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции: 3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений школы. 3.2.2. Разрабатывает графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение. 3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии школы. 3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел. 3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам. 3.2.6. Организует использование документов:
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства
Приказ Росархива от 11.04.2018 N 42
В хозяйствующем субъекте ведение архива строго обязательно. В особые папки складываются для дальнейшей консервации:
- регистры бухучета;
- первичные учетные листы;
- финансовые отчеты;
- справки и заключения аудиторов;
- налоговые декларации;
- заключение инспекторских проверок по линии надзорных органов;
- документы, касающиеся кадрового учета персонала.
В архиве также должна храниться вся документация, в которой отражалась бы история организации с момента первичной регистрации.
В частности, на постоянное хранение в архив отправляются:
- документы с реквизитами организации-предшественника;
- документы организаций, которые ранее иерархически подчинялись данному учреждению и впоследствии были ликвидированы;
- завершенные делопроизводством документы, имеющие срок хранения более 10 лет (каждый из них может понадобиться в практической деятельности).
Наконец, учреждение может издавать какие-то профильные брошюры, журналы или книги. Все ведомственные издания также хранятся в архиве.
Однако бессистемное складирование важных бумаг привнесет только путаницу в дела. Важные бумаги должны комплектоваться по определенным правилам. Весь поток документов, подлежащих учету, должен быть упорядоченным.
Принятие Положения об архиве организации не является строгой обязанностью руководителя. Но большинство из них все-таки разрабатывает данный документ, поскольку он оптимизирует работу с потоком бумаг и делает ее логичной.
Не существует единого федерального образца Положения. В разных учреждениях в них вносятся дополнительные главы и графы. Но в нем должны быть отражены базовые моменты. Прежде всего, в Положении должны быть отражены функции архива и обязанности работников, обслуживающих его.
Например, уместно указать, что архив сформирован с целью:
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых на хранение.
3.1.2. Прием и хранение документов профиля архива.
3.1.3. Учет документов архива.
3.1.4. Выдача в установленном порядке из архива документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.
3.2. Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
3.2.1. Осуществляет обособленное хранение:
— документов на различных носителях, в том числе сейфовое хранение уникальных документов;
— страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;
— документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.
3.2.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости — картонирование документов.
3.2.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
— контролирует и поддерживает противопожарный режим хранения документов;
— обеспечивает нормативный порядок доступа в архив, опечатывания и распечатывания его помещений;
— контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;
— обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
3.2.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архива.
3.2.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
3.2.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
3.2.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
— готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива;
— в соответствии с планом работы архива готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов на хранение;
— при необходимости осуществляет имеющимися в архиве средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
В хозяйствующем субъекте ведение архива строго обязательно. В особые папки складываются для дальнейшей консервации:
- регистры бухучета;
- первичные учетные листы;
- финансовые отчеты;
- справки и заключения аудиторов;
- налоговые декларации;
- заключение инспекторских проверок по линии надзорных органов;
- документы, касающиеся кадрового учета персонала.
В архиве также должна храниться вся документация, в которой отражалась бы история организации с момента первичной регистрации.
В частности, на постоянное хранение в архив отправляются:
- документы с реквизитами организации-предшественника;
- документы организаций, которые ранее иерархически подчинялись данному учреждению и впоследствии были ликвидированы;
- завершенные делопроизводством документы, имеющие срок хранения более 10 лет (каждый из них может понадобиться в практической деятельности).
Наконец, учреждение может издавать какие-то профильные брошюры, журналы или книги. Все ведомственные издания также хранятся в архиве.
Однако бессистемное складирование важных бумаг привнесет только путаницу в дела. Важные бумаги должны комплектоваться по определенным правилам. Весь поток документов, подлежащих учету, должен быть упорядоченным.
4.1. Архиву предоставляются следующие права:
4.1.1. Требовать от структурных подразделений организации и от организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.
4.1.2. Вносить по согласованию с Общим отделом предложения руководству архива о распорядке дня работы архива в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.
4.1.3. Ставить перед руководством Общего отдела вопрос о целесообразности приема на хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.
4.1.4. Вносить на рассмотрение руководства Общего отдела обоснованные предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки и других мероприятий по обеспечению хранения документов.
Утвердить положение об архиве вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ или распоряжение об утверждении положения об архиве.
Важный вопрос — как ознакомить персонал с положением об архиве. Этот документ нужен лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников необходимо знакомить с ЛНА: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.
1.1. Архив является структурным подразделением [полное наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы] и входит в состав Общего отдела.
1.2. Для хранения документов Архива используется изолированное нежилое помещение площадью [цифрами и прописью] кв. м, расположенное на [значение] этаже здания по адресу: [вписать нужное]. Данное помещение оборудовано в соответствии с установленными требованиями.
1.3. Архив в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и не противоречащими им правовыми актами субъекта РФ, а также нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России и настоящим положением.
Срок хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения личных дел уволенных работников
Сколько хранить документы после ликвидации ООО
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Вид поручаемой работы в отчете СЗВ-ТД
Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Положение об архиве учреждения
04.09.2018
Согласно примерному положению архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают разрабатываемые ими положения об архивах организаций с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования региональных государственных архивов, муниципальных архивов, — с региональным уполномоченным органом в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта РФ, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.
Архив организации хранит:
- документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
- документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций — предшественников (при их наличии);
- архивные фонды личного происхождения (при их наличии);
- фонд пользования (архива) (при наличии);
- справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
Примерным положением определяются задачи и функции архива организации, а также его права. В частности, Архив организации имеет право в том числе принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, ЭПК архивного учреждения.
Приказ Росархива от 11.04.2018 N 42
«Об утверждении примерного положения об архиве организации»
Зарегистрировано в Минюсте России 15.08.2018 N 51895.
- Ежегодная проверка знаний
- Курсы целевого назначения
- Программа повышения квалификации
- Программа профессиональной переподготовки
- Профессии рабочих и служащих
- Дистанционное обучение
- Шлейфная система пожарной сигнализации
- Основные положения ведомственного пожарного надзора
- Положение об общественных пожарных инспекторах
- Положение о добровольных пожарных дружинах предприятий
- Положение о порядке организации медицинского осмотра работников на предприятии
- Ответы на вопросы по охране труда
- Примеры документов
- Зразки інструкцій з охорони праці
- Зразки інструкцій з пожежної безпеки
- Зразки положення про відділи
- Зразки посадових інструкцій
- Примеры документов обучения по охране труда и ПБ
- Примеры документов по гражданской обороне
- Примеры документов по предприятию
- Примеры должностных инструкций
- Примеры журналов по охране труда
- Примеры инструкций по охране труда
- Примеры инструкций по пожарной безопасности
- Примеры положений об отделах
- Примеры приказов
- Разделы охраны труда в дипломах
- Галерея по Охране труда
- Форум
Положение об архиве детского сада
- БУСК — бюро управления системой качества
- ВП — Военное представительство
- ГОСТ — государственный стандарт
- ДСП — для служебного пользования
- КД — конструкторская документация
- НТД — нормативно — техническая документация
- ОТК — отдел технического контроля
- ОГТ — отдел главного технолога
- ОГК — отдел главного конструктора
- ОГЭ — отдел главного энергетика
- ООТЭиН — отдел охраны труда _экологии и надзора
- РСО — ремонтно-строительный отдел
- СМК — система менеджмента качества
- СТП — стандарт предприятия
- СТО — стандарт организации
- Правовая информация
- Трудовое законодательство
- Оплата труда
- Специалисты разъясняют. Прямая телефонная линия
- Рабочее время
- Судебная практика
- Охрана труда
- Делопроизводство
- Консультации для всех
- Секреты управления персоналом
1. Общие положения
1.1. Экспертная комиссия (ЭК) ГКАУ ПК «Галактика» создается с целью организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России в ГКБУ «Коми-Пермяцкий окружной государственный архив» (далее – ГКБУ «КПОГА»), образующихся в процессе деятельности ГКАУ ПК «Галактика» (далее — учреждения).
1.2. ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях (см. п. 3.3. настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с ЭПМК ГКБУ «КПОГА».
1.3. В своей деятельности ЭК руководствуется действующим законодательством в архивной отрасли, нормативными правовыми актами по документационному обеспечению управленческой деятельности, нормативно-методическими документами Росархива и Агентства по делам архивов Пермского края, приказами руководителя учреждения, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем — ответственное лицо за ведомственный архив.
Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников не менее трех человек. В состав ЭК включается представитель архивного учреждения.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в ведомственный архив.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное государственное хранение в ГКБУ «КПОГА».
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
Закрытое Акционерное Общество «Заря»
Директор ЗАО «Заря»
_____ Т.Р. Гоголь
Об экспертной комиссии
I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Экспертная комиссия (ЭК) создаётся для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.2 ЭК является совещательным органом. Её решения вступают в силу после утверждения их директором.
1.3 В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», распорядительными документами федеральных органов государственной власти, Основными правилами работы архивов организаций, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел организации, настоящим Положением.
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ |
| ПОЛОЖЕНИЕ _________ №____ Об экспертной комиссии | Генеральный директор _____________И. О.Фамилия _____________ №_____ |
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Экспертная комиссия (ЭК) предприятия создается для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, по организации документов в делопроизводстве, их отбору и подготовке для архивного хранения.
1.2 Экспертная комиссия является постоянно действующим совещательным органом и подчиняется руководителю предприятия. Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем предприятия, а в необходимых случаях — экспертно-проверочной комиссией учреждения Государственной архивной службы России.
1.3 Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия из числа квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников предприятия. В состав ЭК в обязательном порядке включаются руководитель службы делопроизводства, заведующий архивом (секретарь комиссии), представитель кадровой службы предприятия.
ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
2.1 Разрабатывает предложения по оптимизации состава документов архива, образующихся в процессе деятельности предприятия, об установлении, изменении или уточнении сроков хранения документов предприятия и представляет их на рассмотрение руководству предприятия.
Архив организации: регламентируем работу с архивными документами
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу
после их утверждения руководством __________________________________________.
В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.
1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________
из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя.
В состав ЭК включаются: заведующий архивом — секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию).
* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.
ЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности _______________________________________.
2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________.
2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:
сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;
актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения;
актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов ________________________________
на государственное хранение;
нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по
работе с документами.
2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:
— предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________.
— перечни документов со сроками хранения;
— инструкции по делопроизводству;
— описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);
— перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;
— положения о ЭК и об архиве _______________________________________;
— номенклатуры дел _____________________________________;
— описи дел по личному составу;
2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с
документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки
номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты
порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки
документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________,
а также представителей Государственного архивного учреждения.
3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам
3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном
4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.
4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________
4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________
рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4 . Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с
Государственным архивным учреждением).
4.5 . ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6 . Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.
Примечание. Данное положение разработано Главгосэкспертизой России, согласованно с Государственным архивом Российской Федерации (приказ Главгосэкспертизы России от 20.01.99 № 2) и может быть рекомендовано в качестве типового.
экспертной комиссии (ЭК) _______________________________