Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «13 ведение личных карточек назначение правила заполнения хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки по форме Т-2 с пояснениями содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника.
О том, зачем она нужна и сколько ее / Новости кадров, бухгалтерии, прочая полезная информация, Разные новости / Кадровое агентство по подбору персонала в Москве и РФ. Рекрутинг. Подбор персонала в организации. Кадровое агенство — Кадровый Метод. Помощь работодателям в подборе персонала. Поиск и рекрутинг персонала.
Личная карточка заводится каждым работодателем на каждого из работников. О том, зачем она нужна и сколько ее нужно хранить, — в нашем материале.
Валентина Митрофанова: что будет, если работодатель не ведет личные карточки
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии — лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. В 2000-м году с отличием закончил Московскую государственную юридическую академию по специализации «Налоги и налогообложение».\n\r\n\r\n\nС 2000 по 2005 годы работал в газете «Учет.Налоги.Право», где прошел путь от редактора-эксперта до заместителя главного редактора.
Оформление личной карточки работника
При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того как в них будет внесена новая информация или будут подшиты новые документы.
Обязательна экспертиза ценности для тех карточек, которые оформлены на лиц, находившихся на госслужбе, не являющейся гражданской госслужбой (примечание 3 к Перечню, утв. Приказом № 236).
Задачи и формы стажировки работников, выдвигаемых в состав кадрового резерва. Документы, необходимые при направлении на стажировку и по ее окончанию.
А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п.
Личная карточка: электронная или бумажная
Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.
Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.
На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.
Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.\n\r\n\r\n\r\nДля чего нужна личная карточка работника формы Т-2\r\n\r\n\nВести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности.
Личная карточка является своеобразным досье сотрудника. В сжатой форме в карточке указывается вся информация о нем: паспортные данные, адрес регистрации, специальность, номер диплома, уровень владения иностранными языками, сведения о семье и т.д. Личную карточку имеет право использовать в своей работе сотрудник отдела кадров.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
В главе II, пунктах 12 и 13 прямо утверждается, что работодатель обязан вносить сведения из трудовой книжки работника в его личную карточку.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации работодатель вправе требовать предъявления дополнительных документов.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив?
Ведение личных карточек является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием. Во-первых, в управленческих целях.
Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника.
Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640). В сфере частного бизнеса решение о том, нужно ли вести личные дела работников, принимает руководитель организации.
Образование — перечисляем все учебные заведения, специальности и номера дипломов работника, с их кодами по ОКСО. Это Общероссийский классификатор специальностей по образованию.
Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.
Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.
Его форма № Т-2 специально разработана Федеральной службой государственной статистики РФ, или Росстатом.
Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН.
Личные карточки и личные дела хранятся раздельно. Причем то, что организация ведет личные дела сотрудников, не дает ей права не вести личные карточки.
Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.
После увольнения работника передаем документы в архив
Так же ей может пользоваться бухгалтер — в Т-2 могут быть сведения, являющиеся основаниями для каких-либо дополнительных выплат. Отдельные записи о квалификации специалиста могут помочь ему занять более высокую должность или расширить функционал.
Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2, которая представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу.
Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.\n\r\n\r\n\r\n\r\n\nВНИМАНИЕ. Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения.
В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.
Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.
Количество листов и номер описи по личному составу, в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение трех лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).
Общие сведения о заполнении карточки
Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1). К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести.
Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).
Бланки отличаются только тем, что для государственного служащего отдельно указывается стаж работы на госслужбе, который дает право на надбавки за выслугу лет и на доплаты к пенсии.