Аудит по кадровому делопроизводству что проверяют

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит по кадровому делопроизводству что проверяют». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Обязательные при определенных условиях. Во эту группу включены документы, без которых не обойтись при определенных условиях. Например, если персонал предприятия работает в сменном режиме, график сменности обязателен, а при фиксированной пятидневной рабочей неделе в нем нет потребности.

Несмотря на то, что в российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов, каждому работодателю следует регулярно его проводить, чтобы быть уверенным в том, что работа с кадровыми документами ведётся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.
Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.

Основные цели консалтинга заключаются в создании и внедрении таких технологий управления персоналом, которые будут эффективны именно для конкретной компании, а также во введении контроля для ее успешного функционирования.

Кроме этого, кадровый аудит может быть полным и выборочным. Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений. Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу[1], создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

В процессе подготовки к плановой проверке или при угрозе внеплановой проверки. Например, после конфликтного увольнения или задержки зарплаты.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме.

Проверяем документацию кадрового подразделения

График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года.

Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225).

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат.

В больших и маленьких компаниях с течением времени (часто – совсем непродолжительного) накапливаются ошибки и последствия сбоев в ведении документации, которые на первый взгляд незаметны. Своевременный и полный внутренний аудит кадровых документов позволяет обнаружить все виды проблем и вовремя принять меры по их устранению.

Как часто следует проводить аудит кадровой документации

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

Просмотрите распорядительные документы. Приказы по личному составу должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности. Если работодатель вместо унифицированных форм использует собственные бланки, вводить их в действие следует отдельным приказом.

В первую очередь эксперты тщательно изучают основные локальные нормативные акты, наличие которых обязательно для любой организации:

• Штатное расписание.
• Документ, устанавливающий и регламентирующий систему оплаты труда.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• График отпусков сотрудников.
• Положение о защите и обработке персональных данных.
• Личные дела и карточки сотрудников.
• Приказы по личному составу (прием на должности, перевод, увольнение и т.д.).
• Приказы по основной деятельности фирмы.
• Трудовые договоры.
• Приказы, акты (в том числе по командировкам).

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных.

Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки

Итогом кадрового аудита является экспертное заключение, отражающее ситуацию в компании по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений.
Экспертное заключение — документ, предоставляемый заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта.

Наша компания предлагает своим клиентам широкий спектр услуг высококвалифицированных специалистов, которые знают своё дело. Нам под силу провести аудит кадрового делопроизводства в максимально кратчайшие сроки.

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.

Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства своими силами

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита. Поскольку процедура проведения аудита законодательно не регламентирована, работодатели проводят аудит кадровых документов без предварительной подготовки. Это приводит к тому, что информация собирается, но не обрабатывается должным образом.

Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации», согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа.

Аудит кадровых документов может быть полным, когда анализируются все части кадрового делопроизводства без исключений.

Какие документы подлежат оценке при аудите кадровой документации

Крайне желательно проводить внутренний аудит кадровых документов хотя бы за три последних года. Именно этот период ведения деятельности работодателя обычно рассматривают при своих ревизиях налоговая служба, ФСС, ПФР и прокуратура.

Узнайте, как свести к минимуму риск суда или штрафа за невыполнение требований трудового законодательства. Проведите внутреннюю аудиторскую проверку документации по кадрам, чтобы привести дела в порядок и избежать претензий ГИТ.

Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче.

Поэтому начните с составления перечня необходимой документации, а затем пройдитесь по списку и сопоставьте его с документами, имеющимися в распоряжении кадровой службы.

Аудит кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит) либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).

Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами.

На сегодняшний день аудит кадров способен предоставить руководителю объективную оценку работы сотрудников, а также подготовиться к проверке уполномоченных органов. Как показывает практика, те управленцы, которые игнорируют такой процедурой, считая это неоправданной тратой, в конечном итоге платят на порядок больше.
Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Внутренний аудит кадровой документации

Кадровый аудит — это проверка отдельных документов и системы кадрового делопроизводства в целом. Что происходит во время аудита: специалисты оценивают эффективность работы кадровой службы, находят недочеты и риски, способные негативно отразиться на компании. Жалобы, судебные иски и внеплановые инспекторские визиты сейчас не редкость.
Регулярный аудит кадрового делопроизводства минимизирует риск штрафов за нарушение трудового законодательства. Работодатель сам решает, нужен ли компании кадровый аудит персонала, исходя из сложившихся обстоятельств.

Статьи и советы кадровикам и HR, ответы на вопросы читателей. Шаблоны документов. Новости законодательства. Подарки и акции.

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Прежде всего нужно определиться, какой тип проверки вас интересует. Она бывает двух типов: внешней и внутренней. Зачастую, в целях экономии, проверку стараются выполнять без привлечения сторонних аудиторов. Назначается ответственный сотрудник из штата, который после выполнения всех необходимых мероприятий подготавливает отчет для высшего руководства.

Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В этом распорядительном документе следует сформировать состав комиссии (как правило, это работники, имеющие соответствующую квалификацию: кадровые работники, юрисконсульты, архивариусы, секретари и т.д.) и определить сроки проведения (приложение 1).

Похожие записи:

• Наказание за издевательство над животными статья
• Востребованные профессии в санкт петербурге 2021
• Оплата ндс до какого числа в 2021 году