Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В описи документов индекс документа». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта — заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подписи ответственных лиц в получении и приеме после возвращения документов.
Внутренняя опись личного дела работника: общая информация
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв.
Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке). Это:
- дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
- дела со сроком хранение более 10 лет,
- дела с постоянным сроком хранения,
Нормативные акты по делопроизводству предусматривают оформление даты в документах цифровым способом. Словесно-цифровой способ допускается использовать при оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, а также нормативных правовых актах Республики Беларусь.
Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.
Регистрационный индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа, и через дробь — порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например: 01-15/115, где 01-15 — индекс дела по номенклатуре дел; 115 — порядковый регистрационный номер.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак «+».
В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов.
Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан.
В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников.
В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том. Форма описи документов приведена в Правилах работы архивов от 2015 года (Приложение №27).
Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.
Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой.
Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.
Однако они имеют различные сроки хранения. А документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело. Следовательно, внутри этой категории документов (приказы по личному составу) нужно при индексации учитывать различия в сроках хранения.
Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело.
В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни). В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено.
Принят следующий стандарт наполнения личного дела:
- имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
- автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
- документальное подтверждение личности – копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
- подтверждающие документы полученного образования (копии) – сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
- при наличии – характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
- изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
- документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания;
- трудовой договор, при наличии — дополнительные к нему соглашения;
- документальное свидетельство аттестационной проверки;
- сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
- должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
- отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.
Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.
Опись документов: правила использования и оформления
В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет.
Если в процессе работы изменяется состав документов дела (например, происходит изъятие, замена копиями или добавление новых документов), то соответствующие отметки вносятся в последнюю графу внутренней описи документов — «примечания».
Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они утверждены руководителем организации, группируются в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по кадрам.
Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.
Опись дела: образец составления
Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.
Регистрационный индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка. Необходимо помнить, что порядковая нумерация документов возрастает в пределах календарного года отдельно по входящей и исходящей документации. Исходящие документы индексируются на подлиннике и копии, остающейся в организации.
Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями. Индексации подлежат все регистрируемые документы.
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.
Внутренняя опись документов личного дела
В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни).
К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, поощрении, командировании, предоставлении отпусков, взысканиях и назначении дежурных. Однако они имеют различные сроки хранения. А документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Индексации подлежат все регистрируемые документы. Регистрационные индексы проставляются на документах из регистрационных форм (журналы регистрации, регистрационные карточки). На приложениях к поступившим или отправляемым документам они не ставятся. И включает в себя несколько элементов.
Регистрационный индекс присутствует также в реквизите «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который располагается в левом верхнем углу бланка для письма ниже даты и регистрационного индекса документа и проставляется только на ответных исходящих письмах.
Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).
Проект «Отличный секретарь — Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией.
Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.
Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.
В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.