Расчет командировочных в 2021 году по новому первый рабочий день

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет командировочных в 2021 году по новому первый рабочий день». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:

беременных женщин — ст. 259;
несовершеннолетних — ст.268.

Важно!

Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.

Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:

медицинского характера — ч.2 ст.259 ТК;
запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
по ученическому договору — ч.3 ст.203;
является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.

Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:

сотрудницы с детьми до 3 лет;
одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.

Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.

Важно!

При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.

Для любых предложений по сайту: [email protected]

Оформление командировки в 2021 году

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Командировочные расходы в 2021 году

Для подсчета среднего заработка при оплате командировки в 2021 году в первую очередь устанавливается расчетный период. Он равен 12 месяцев предшествовавших месяцу командирования работника. Если сотрудник трудится недавно, то берется то число месяцев, которое он фактически отработал.

Расчет среднего заработка для оплаты командировки делается по такой формуле:

Чтобы воспользоваться формулой, нужно просчитать три величины:

Доход за расчетный период;
Число рабочих дней, отработанных служащим;
Число дней командировки.

К доходам относятся все выплаты, которые платятся сотруднику в качестве зарплаты: оклад, премии, выслуга, надбавки и т.д. Исключаются отпускные, пособия по листу нетрудоспособности, командировка, любая социалка (смотрите пример ниже).

Важно! Работник находится командировке, в это время всему коллективу компании индексируют зарплату, то средний заработок также индексируется.

Чтобы определить количество реально отработанных рабочих дней, нужно знать число таких суток в расчетном периоде. Из этого числа вычесть рабочие дни, выпавшие на отпуск, болезнь, командировку.

Пример. Феофанова Е.П. с 10.04.2021 направлена в командировку. Для этой даты расчетным периодом будет апрель 2021 – март 2021. На него приходится 248 рабочих дней. Однако в июле 2021 Феофанова была в отпуске. Отдых захватил 20 рабочих дней.

248 – 20 = 218 дней. Это и будет количеством фактически отработанных рабочих дней за расчетный год.

Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Но законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов.

Что это значит? Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных.

Но некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

В соответствии со ст. 168 (Трудовой кодекс — командировки) оплата (ее размеры) не ограничивается. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

Командировочные расходы выплачивают авансом. По возвращении специалист составляет авансовый отчет и подтверждает издержки документально. Прикладывает к отчету счета, чеки, билеты, договоры и квитанции. Бухгалтер или ответственное лицо проверяет отчетность, затем подает на утверждение руководству.

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007. Основные правила представим в виде инструкции:

Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2021 г., следовательно, расчетный период: февраль 2021 г. – март 2021 г.
Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные случаи.
Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2021 г.

Его расчетные данные за период февраль 2021 – март 2021 г.:

ПоказателиПериоды, днейНачисления, рублей

Общее число дней	254	900 000,00
Больничный лист	41	150 000,00
Ежегодный отпуск	28	90 000,00
Итого	185	660 000,00

Среднедневной заработок: 660 000 / 185 = 3567,57 рублей.

Оплата командировки по среднему заработку: 3567,57 × 20 дн. = 71 351,40 рублей.

О том, какими бухгалтерскими записями отразить данные операции в учете, читайте в статье «Как вести учет командировочных расходов в бюджетной организации».

Вопрос, как оплачиваются сверхурочные часы в командировке, на законодательном уровне не урегулирован.

Сверхурочной работой считается труд за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако при командировании сотрудников учет отработанного ими времени в поездке не ведется.

Следовательно, нет никаких нормативов для определения нормального времени работы в служебной командировке.

Командировка и средний заработок

На время пребывания в командировке сотрудник не теряет место трудоустройства. При этом за ним сохраняется зарплата, ему насчитывается соответствующий трудовой стаж.

Организация погашает затраты сотрудника, обусловленные его нахождением в деловой поездке, а также выплачивает ему полагающиеся командировочные.

Работнику компенсируются следующие расходы, связанные с его командировками:

Оплата проживания, потребления коммунальных услуг.
Затраты на проезд (или покупку топлива).
Суточные выплаты.
Прочие издержки, возмещаемые работодателем.

Командировочные перечисляются работнику, когда он вернулся из командировки и приступил к выполнению своих трудовых обязанностей.

Чтобы получить полагающуюся компенсацию, гражданин, который ездил в командировку, должен передать работодателю всю документацию, подтверждающую понесенные затраты. Если такие бумаги не будут представлены, работник не сможет вернуть потраченные средства.

Как командировочные влияют на предоставление отпуска и его оплату:

Дни нахождения в командировке не включаются в расчетный период при вычислении отпускных.
Для определения среднего заработка командировочные выплаты не входят в расчет.
Месяц, в котором была командировка, считается не полностью отработанным.
Командировки работника дают право на оплачиваемый отпуск. Время, потраченное гражданином на командировки, включается в отпускной стаж.

Прежде, чем направить сотрудника в командировку, работодателю необходимо обеспечить его денежными средствами, позволяющими оплатить часть расходов:

авансовая выплата для приобретения билетов к месту командировки и обратно;
денежные средства для оплаты аренды жилья;
суточное пособие.

Помимо указанных выплат работник не освобождается от выплаты заработной платы 2 раза в месяц.

Согласно Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 компенсация расходов по найму жилого помещения работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений не превышает 550 рублей в сутки.

В случае, если работник не смог предоставить документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, – работнику компенсируются расходы по найму жилого помещения в размере 12 рублей в сутки.

Я должен ехать в командировку, но у меня нет собственных денег на оплату билетов и гостиницы. Что мне можно предпринять?

Ответ: Вам необходимо написать заявление на предоставление аванса в связи с отъездом в командировку. Возможно, что Ваша организация сможет самостоятельно сможет приобрести билеты.

Могу ли я попросить рассчитывать мне командировочные точно так же, как и больничный – за период до ухода в декретный отпуск?

Ответ: В соответствии со ст. 139 ТК РФ при любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев. Таким образом, рассчитывать на иной расчёт командировочных не приходится.

Рассмотрим основные виды более подробно:

Суточные – траты на личные нужды (питание, самостоятельный поиск жилья).
Проездные – оплата за пользование общественным транспортом, оформление документов на проезд в нем, постельное белье в поездах.
Наем жилого помещения – бронирование жилья, аренда комнаты или квартиры (независимо от места – пункт назначения командировки или место вынужденной остановки).
Иные – мобильная связь (служебные телефонные разговоры), Интернет (переписка по электронной почте по рабочим вопросам), почтовые и телеграфные (переписка по служебным делам), банковские (обмен валют) услуги.

Названные траты в командировках указаны в коллективном договоре (как альтернативный документ – локальный акт) предприятия или фирмы. Предусматривается то, что считается необходимыми, с обоснованием целей налогообложения прибыли (то есть не уменьшают налог на прибыль самой компании).

Новый порядок возмещения расходов при командировках

Командировочные выплаты могут отличаться для каждого откомандированного специалиста. Это зависит от должности, занимаемой сотрудником. Размер суточных в 2021 году законодательством России не ограничен. Не предвидится никаких изменений и в 2021 году. Сумма указывается в колдоговоре (или локальном акте), ориентированном на Налоговый кодекс РФ, при этом не облагается НДФЛ.

Откомандированный сотрудник получает деньги за все дни пребывания в служебной поездке. В эту сумму включаются, помимо основных рабочих дней:

выходные;
праздничные;
дни в пути;
вынужденной остановки;
больничные.

Суточные по расходам от служебных поездок по Российской Федерации должны быть не выше 700 рублей за один день, а за границу – 2500 рублей в сутки.

Исходя из законодательных актов, сотрудникам, отправленным в служебную поездку на один день, оплата суточных расходов не предусмотрена. Но Верховный суд России постановил (2012 год): разрешить такие выплаты при однодневных командировочных поездках менее суток (24 часа). При этом использовать оговорку, что это не полноценные выплаты, компенсация за «иные» расходы откомандированного специалиста (не облагаются налогом при сумме до 700 рублей).

Когда рассчитывают суточные за командировки за границу, также нужно обязательно учитывать количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Учитываются дни, когда откомандированный сотрудник за рубежом находился не все командировочное время, а только часть. Как это определить? Здесь помогут особые отметки в загранпаспорте специалиста, которые делают в таможенной службе.

Нюансом командировок за пределы государства, является расчет дней: с того дня, когда откомандированный специалист пересек границу Российской Федерации, суточные будут выплачены в валюте той страны, где он будет пребывать до момента отъезда. Со дня въезда в РФ (момента пересечения границы) суточные снова начислят в рублях соответственно законодательным нормам государства.

Размер их рассчитывается на основании внутренних регламентных документов, в которых прописаны соответствующие суммы за каждый день. Единственное, что следует учесть: превышение установленных пределов суммы (2500 рублей в сутки) может повлечь взимание дополнительных налогов.

В ситуации, когда продолжительность командировки за границу не более суток, тогда сотруднику предприятие оплачивает только 50% от установленных норм выплат в валюте той страны, в которую предписана поездка.

Необходимо помнить и о том, что определяя налоговую базу с заграничных суточных, всегда следует учитывать курс Центрального банка России на момент выдачи и на дату фактических доходов (расходов). И уже при наличии разницы в курсе начисляется НДФЛ.

В 2015 году правительство отменило такие командировочные документы:

служебные задания (предписание целей поездки);
командировочное удостоверение;
отчеты после возвращения из поездки.

В 2021 все данные о командировке будут фиксироваться в служебной записке, к которой будут прилагаться сопровождающие бумаги. Авансовый отчет содержит информацию о суммах трат откомандированного специалиста (он заполняется в течение трех дней с момента возвращения из поездки).

Прежде чем приступать к расчету оплаты за командировку, необходимо определить средний заработок за один день.

Первым этапом будет обозначение расчетного периода. По общему правилу (постановление № 922), расчетным периодом будут считаться полные 12 месяцев, предшествующих дате поездки. Однако и при выборе периода для расчета среднедневного дохода, могут быть нюансы.

Например, сотрудник трудоустроился меньше года назад. Для определения среднедневной выплаты берут полные месяца с момента оформления на работу.

Если работник не отработал еще ни одного полного месяца и уже направлен в служебную поездку — берут фактически отработанные дни.

После того, как определен расчетный период в целом, высчитывают дни, в которые работник получал начисленную зарплату. В них не включают:

дни различных отпусков;
пропущенные по болезни дни;
даты, в которые работник получал средний заработок;
не оплачиваемые дни.

Например, в предшествующем командировке годовом периоде было 245 рабочих дней. В тот же период времени сотрудник отсутствовал по причинам:

Трудовой отпуск — 17 дней;

Больничный — 5 дней;

За свой счет — 5 дней.

Количество отработанных дней в расчетном периоде будет равно 218 дням (245 — 27).

Новое в расчёте командировочных в 2021 году

Следующим этапом расчета среднего заработка при командировке будет определение дохода работника, полученного за расчетный период. Для этого суммируют выплаты за выполненную работу за последние 12 месяцев.

Не все деньги, полученные от нанимателя, пойдут в расчет среднедневного заработка.

В расчет включат:

Последним этапом будет расчет среднего заработка, положенного работнику за весь срок служебной поездки. Для этого, полученную величину дохода за один день умножают на количество дней командировки.

При расчете выплаты за все командировочные дни необходимо учитывать нюансы оплаты за выходные дни и праздники.

Если сотрудник в официальный выходной или праздничный день следует к месту командировки или возвращается обратно, либо программа служебной поездки предусматривает работу в такие дни, то они оплачиваются в соответствии с действующим законодательством.

Когда сотрудник во время командировки в выходные дни отдыхает и не выполняет какие-либо рабочие обязанности, такие дни ему не оплачивают.

За такие дни работник может получить двойную оплату. Вместе с тем, оплата за выходные и праздничные дни в командировке может быть и стандартной (среднедневной заработок), и при этом сотруднику будут дополнительно предоставлены выходные дни.

Например, командировка длится 12 дней. На этот период попадают одни выходные — суббота и воскресенье.

Для наладки оборудования к оговоренному контрактом сроку, командированному работнику пришлось выйти на работу в субботу. Этот день ему либо оплатят в двойном размере, либо он получит за субботу средний заработок и дополнительный выходной день после возвращения из командировки.

Поскольку в воскресенье командированный работник не работал, оплата за этот день ему не положена.

Таким образом:

за 10 дней командировки, работнику положена обычная оплата;
за 11-й день — двойная оплата, либо обычная средняя выплата и выходной день;
за 12-й день поездки ему не заплатят, так как он отдыхал.

Если за период командировки средний заработок будет меньше, чем сотрудник получил бы за выполнение должностных обязанностей на своем рабочем месте, ему может быть положена доплата.

Положение о доплате за время командировки должно быть прописано в коллективных соглашениях, документе, регламентирующем оплату труда в компании или в трудовых договорах.

Законодательство России устанавливает чёткий лимит оплаты по командировочным расходам. И эта информация необходима для того, чтобы правильно рассчитывать налоги, потому что есть суммы, с которых подоходный налог не учитывается, а есть те, за которые нужно отдельно платить.

Когда идёт речь о командировочных расходах, то имеется ввиду тот факт, что фирма гарантирует сотруднику возврат денежных средств за проживание, питание и дорогу во время служебных поездок. Именно эти расходы называют суточными или командировочными, суточные – потому что рассчитываются они на одни сутки.

Важно вспомнить о том, что недавно Минтруд принял постановление по поводу того, чтоб работникам доплачивали в том случае, если они занимались работой в свои выходные дни. Доплачивать предлагается за переговоры с контрагентами, контроль отгрузки товаров, заполнение документации и так далее.

И сразу стоит сказать, что в размер командировочных не включаются проезд до места проживания в том случае, если сотрудник ехал на своем личном автомобиле, то есть бензин не оплачивается. Такая же ситуация возникает в том случае, если используется служебный транспорт, потому что он уже и так находится на балансе фирмы.

Работодатель обязан оплачивать сотруднику все дни командировки, в том числе и то время, когда он находится в транспорте. Если во время служебной поездки происходит болезнь, сотрудник уходит на больничный, то и в этом случае ему считается командировка.

По сути, такое понятие, как норма суточных расходов, практически полностью отсутствует. Оплачивать командировку работодатель может зависимости от того, на какой бюджет он рассчитывает. Принимается во внимание дальность поездки, страна или город, куда придётся ехать, а также ещё огромное количество дополнительных факторов. Однако законопроект чётко обозначает сумму, с которой берется или не берется подоходный налог. Для командировки по территории России эта сумма достигает 700 рублей, для заграничных поездок –2500 рублей.

И ещё важно знать, что налоговый кодекс предусматривает минимальные командировочные расходы суточные в 2021 году, которые равны 100 рублям в сутки. Нельзя выделять сотруднику сумму, которая будет меньше установленного минимума.

Естественно, в этом вопросе не получается обойтись без нюансов. В том случае, если предполагается заграничная поездка, то время, пока работник проводит на территории Российской Федерации, оплачивается по тарифу 700 рублей, после пересечения – 2500 рублей. Момент пересечение фиксируется штампом паспорте.

Ещё раз стоит напомнить о том, что работодатель самостоятельно решает вопрос по поводу того, сколько денег сможет получить сотрудник. Главное, закрепить эти цифры в локальных актах, чтоб потом учитывать их в налоговых отчётах. Если какие-то расходы не будут учтены, то в будущем предприятие может получить огромное количество проблем. И, конечно, чем больше будут суточные, тем больше будет с них налог.

На самом деле этот закон давно пора менять, потому что работодатели указывают минимальные отчисления для сотрудников, а оставшуюся схему человек получает в конверте. От этого всего страдает государственный бюджет, так что вопрос давно требует какого-то изменения.

И ещё можно сказать о том, что если совершается однодневная командировка, но при этом она предполагает выезд за пределы страны, то сотрудник может рассчитывать на оплату, которая равна 50 % от установленной нормы – то есть 1250 рублей. В остальном сумма суточных командировочных расходов в 2021 году останется прежней.

Сегодня актуален вопрос пандемии, потому что вся Россия сидит на карантине, но при этом командировки никто не отменяет, потому что работать как-то приходится. Поездки по работе не запрещены. Однако есть некоторые нюансы. Каждый работодатель, который отправляют сотрудника в командировку, должен учитывать правила Роспотребнадзора, а также оформлять на сотрудника страховку.

Если возникает подозрение на заражение вирусом, то сотрудник должен обратиться за оказанием помощи по своему страховому полису. Карантинные условия не являются опасными, поэтому никаких доплат к командировочным расходам в этом случае не будет, то есть оплата суточных командировочных не меняется.

Суточные расходы при командировках в 2021 году: нормы и учет

По самому определению, суточные – это фиксированная сумма за один день. Для расчета необходимо знать эту сумму и количество дней, которые нужно оплачивать.

Законодательно конкретный размер суточных для коммерческих организаций не определен.

Фирма сама решает, в каком количестве она может и должна будет возместить работнику его нахождение вне дома во время выполнения своей работы.

Эти суммы могут различаться для простого работника и представителя руководящего состава.

На предприятии должен существовать внутренний акт, на основании которого бухгалтерия проводит начисление суточных расходов.

Эти суммы могут быть оговорены в локальном «Положении о командировках», либо в отдельном приказе руководителя об установлении суточных норм для поездок по России и в иностранные государства, или в трудовом договоре.

Командированному работнику выдается авансовая сумма суточных, рассчитанная, исходя из установленного размера на предприятии и количества плановых дней командировки.

Работник Мешков, согласно приказа, должен выехать в командировку на поезде по России в 23:40 10.05.2021, а вернуться в 00:20 14.05.2021.

За каждый день по решению фирмы ему полагается суточные в сумме 3 200 руб.

Расчет:

1. Дни в командировке – 5.
2. Сумма начисления – 3 200х5=16 000 руб.
3. НДФЛ – (3 200-700) х5х13%=1625 руб.
4. Сумма к выплате – 16 000-1625=14 375 руб.

После окончания командировки и представления сотрудником в бухгалтерию отчета о поездке, при необходимости, будет скорректирована сумма суточных.

Если работник был в командировке дольше планового времени, то он получит возмещение за дополнительные дни.

В случае преждевременного возвращения, он обязан вернуть в кассу не потраченные деньги, либо они будут удержаны из его зарплаты.

Дни отъезда и прибытия определяются:

по предоставленным командированным сотрудником проездным документам – в случае общественного транспорта (поезда, самолета);
на основании служебной записки, если использовался личный транспорт.

При поездках заграницу документом, подтверждающим день пересечения границы, является загранпаспорт. По отметкам в нем бухгалтер будет считать «заграничные» нормы суточных.

Если же поездка состоялась в одну из стран СНГ, при пересечении границы с которой, не ставится отметка в загранпаспорте, то дата проезда через границу определяется по проездным документам.

В таком случае, за те дни, которые сотрудник едет по российской территории, выплачиваются российские суточные и применяется лимит, установленный для российской нормы.

А после пересечении границы и нахождения на территории другой страны будут использоваться нормы в СНГ для заграничных поездок.

Оплачиваем новогодние праздники 2020-2021 правильно

Как минимум, за день до отправления по заданию компании сотруднику обязаны выдать аванс, в который входят суточные. В противном случае, он вправе не поехать.

Согласно трудовому законодательству выплата суточных в 2021 году производится авансом одним из способов:

наличными;
перечислением.

Получая аванс, работник становится обязанным отчитаться за денежные средства после возвращения на место работы.

Документальное подтверждение целевого расходования суточных в 2021 году не требуется.

Эти деньги расходуются командированным по собственному усмотрению. Подтверждающие документы нужны только для определения количества дней в командировке.

Видео: Пример расчета командировочных расходов и суточных.

При отправлении работника в командировку в одну из стран СНГ, руководитель компании при начислении суточных должен опираться на положение для поездок за границу.

Важно! При пересечении границы страны штампы в загранпаспорте не проставляются. Данная особенность регламентируется Таможенным законодательствам.

В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты.

Минимального срока служебной поездки не существуют. Работодатель имеет право командировать сотрудника на один день. В этом случае документальное оформление многодневной служебной поездки невозможно, а в соответствии с законодательством суточные за однодневные командировки не положены. В зависимости от организации возможна компенсация денежных затрат.

При командировках в 2021 году суточные рассчитываются согласно нормам и внутренней документации компании. выплата командировочных расходов происходит после предоставления чеков, квитанций и других бумаг, подтверждающих затраты. Организация не вправе отказать в выплате суточных, но за ней сохраняется возможность уменьшить их до минимальной суммы, равной 100 рублям.

Расчет среднего заработка для командировки

Расходы на проезд к месту командировки можно включить в состав расходов в полном объеме (пп. 12 п.1 ст.264 НК РФ). Начислять НДФЛ и страховые взносы на такие затраты не нужно. Для принятия к учету расходов на проезд сотрудник должен предоставить подтверждающие документы:

При проезде на рейсовом транспорте — проездной билет с реквизитами, подписью и печатью перевозчика.
При проезде на такси — заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанция на оплату услуг такси.
При авиаперелете — билет и посадочный талон. Если билет электронный, то дополнительно потребуется представить маршрут-квитанцию.
При проезде на ж/д транспорте — железнодорожный билет, контрольный купон электронный билет, посадочный талон.
При перемещении на личном или служебном транспорте — путевой лист, чек, квитанции на покупку ГСМ и иные учетные документы, подтверждающие нахождение работника в пути.
При проезде на арендованном транспорте (каршеринг) — договор аренды автомобиля и документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования автомобиля в служебных целях.

Если проездные документы сотрудник потерял, то подтвердить расходы можно:

дубликатом документа;
копией билета, оставшейся у транспортной компании;
справкой из транспортной компании с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать лицо, совершившее поездку, его маршрут, стоимость билета и дату поездки.

Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения.

Указанные командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.

Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:

Лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России.
Суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику.
Если суточные выданы в рублях, но расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, то берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса.
Остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств.
Перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета.
Если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский.
Часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:

Дт 71 Кт 50 – если аванс выдан наличными;
Дт 71 Кт 51 – если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.

При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:

Дт 20 – Кт 71 – сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика.
Дт 44 Кт 71 – командировка сопряжена с реализацией товара.
Дт 08 Кт 71 – командировка связана с приобретением имущества для фирмы.
Дт 28 Кт 71 – сотрудник направляется в командировку для возврата брака.

Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяется следующая проводка:

Дт 19 Кт 71 – НДС учтен в состав командировочных расходов.
Дт 68 Кт 19 – НДС учтен в составе налогового вычета.

Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делается проводка:

Дт 71 Кт 50 – если средства сотруднику выданы наличными деньгами.
Дт 71 Кт 51 – при перечислении средств на карту.

Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:

Дт 70 Кт 71 – задолженность удержана из зарплаты работника.
Дт 50 Кт 71 – сотрудник вернул деньги в кассу.
Дт 51 Кт 71 – сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.

Сумма суточных командировочных расходов в 2021 году

Для того, чтобы правильно сделать расчет суточных при командировках, для начала определите день выезда работника и день его возвращения к месту постоянной работы.

Напомним, что датой выезда в служебную командировку считают дату отправления пассажирского автобуса, ж/д поезда, самолета или другого транспортного средства. А днем приезда – соответственно дату прибытия транспортного средства. Однако здесь есть особенности.

Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?

Очевидно, для того, чтобы добраться до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, сотрудник должен выехать заранее, т. к. регистрация на самолет заканчивается в основном за 1 час до вылета. Поэтому день накануне вылета входит в дни командировки.

Аналогично – по времени прилета. Несмотря на то, что самолет приземляется в 23-30, некоторое время самолет завершает руление, а дальше пассажиры проходят контроль и получают багаж. Таким образом, глубоко за полночь работник доберется до дома. В данном случае речь об однодневной командировке идти не может. Суточные будут рассчитаны за 3 дня.

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.
Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.
Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

В первую очередь определим ситуации, из-за которых сотрудники отсутствуют на рабочем месте:

болезнь;
отпуск;
командировка;
учеба;
отпуск без сохранения заработной платы;
неуважительные причины (прогул);
простой.

Формула, как считается зарплата по окладу в январе 2021 года в случае отклонения:

Зарплата = месячный должностной оклад / количество рабочих дней × количество отработанных дней.

Секретарь ушла в отпуск с 10.01 и отсутствовала на рабочем месте 11–18 (вышла на работу 19), следовательно, рабочих дней 9. Вот как будет насчитываться зарплата «бюджетнику» если он пойдет в отпуск с 10 января 2021:

1. Определяем месячный должностной оклад: 20 000 руб.

2. Высчитываем размер отпускных: 5000 руб.

3. Рассчитываем, как производится оплата по среднему в январе 2021 года: 20 000 / 15 дн. × 9 дн. = 12 000 руб.

Общий январский доход Ивановой составит: 12 000 + 5000 = 17 000 руб.

Если заработная плата работника исчисляется исходя из часовой ставки, то расчет производят по формуле:

Зарплата = должностной оклад / норма часов в месяце × количество отработанных часов

Как рассчитать, если сотрудник работал в праздники

Январские праздники продлятся с 1 по 8 число, к ним прибавятся два выходных — 9 и 10 января — для тех, кто на пятидневке. Трудящиеся на шестидневке выходят на работу в субботу, 09.01.2021. Если работнику пришлось трудиться в праздники, то наниматель обязан оплатить труд в повышенном размере либо предоставить дополнительный день отдыха.

По ст. 153 Трудового кодекса РФ оплата работы в выходные и праздники производится не менее чем в двойном размере.

Если работник выбрал дополнительный день отдыха, рассчитывать доплату за труд в праздники все равно придется.

Бухгалтер трудилась в январские праздники, с 4 по 6 число. Отгулы не предоставлялись, отработан весь месяц. Вот как считать зарплату за январь 2021 года с учетом праздников:

1. Определить оклад бухгалтера: 45 000 руб.

2. Узнать стоимость одного праздничного дня: 45 000 / 15 дн. × 2 = 6000 руб.

3. Рассчитать доплату за праздники: 6000 × 3 дн. = 18 000 руб.

Общий доход составит 45 000 + 18 000 = 63 000 руб.

Если сотрудник отработал только половину праздничного дня, то рассчитывайте доплату исходя из фактически отработанного времени.

Изменим условия примера и сделаем расчет для бухгалтера, если бы он взял три отгула. Рассмотрим, как начисляется зарплата за январь с учетом праздничных дней по окладу:

1. Вычисляем доплату за труд в новогодние каникулы: 18 000.

2. Производим расчет оклада: 45 000 / 15 дн. × 16 дн. = 48 000.

3. Определяем общий январский доход: 18 000 + 48 000 = 66 000.

Если сотрудник отработал в праздник только полдня, ему положен полный день отдыха. Такие разъяснения содержатся в письме Роструда №731-6-1 от 17.03.2010.

Командировка в первый месяц работы: как считать средний заработок

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Общая формула:

СЗ для командировочных = КД * СЗ1,

где КД – дни командировке, подлежащие оплате;
СЗ1 – средний заработок за один день.

Командировочные дни

Как выше было сказано, оплате подлежат дни, которые считаются рабочими в соответствии с тем графиком, по которому работает фирма. Например, если рабочая неделя состоит из 5 дней, то выходные – это суббота и воскресенье.

Если такие выходные попадут в командировочный срок, то они:

не оплачиваются;
оплачиваются в двойном тарифе (или в одинарном с предоставлением отгула), если командируемый в этот день ехал в место назначение или в обратном направлении, выполнял трудовые задачи по служебному заданию.

Показатель из формулы КД равен рабочим дням по графику работы компании, попавшим в командировочный период, за вычетом выходных.

КД = рабочие дни командировки

Средний дневной заработок

Показатель СЗ1 рассчитывается по правилам, установленным п.9 Положения о среднем заработке.

СЗ1 = База / ОД,

База – все выплаты за проработанные дни.

ОД – отработанные дни, когда сотрудник действительно был на работе и исполнял обязанности по должности.

Расчетный период

Показатели для расчета берутся за срок, равный 12-ти месяцам в календарном исчислении. Например, при выезде в командировку в любой день ноября 2017 года расчет проводится за срок с начала ноября 2016 по конец октября 2017. А при отъезде в любой день марта 2018 – с начала марта 2017 по конец апреля 2018.

Исключения:

при направлении в поездку в месяц приема на работу, берется период со дня устройства в компанию по день, предшествующий отъезду;

Пример:

2 марта 2018 сотрудник устроен на работу. В командировку направлен 28 марта. Период для расчета командировочной оплаты по среднему – со 2 по 27 марта.

при нахождении в 12-тимесячный расчетный срок в отпуске по беременности или материнству, период заменяется на более ранние 12 месяцев.

Пример:

Сотрудница вышла на работу после отпуска по уходу за ребенком 18 января 2018 года, весь 2017 год она была в отпуске до 3 лет ребенка. В этом случае период для расчета – это 12 месяцев перед уходом в отпуск.

База

Это суммарный показатель по выплатам командируемого сотрудника. Складываются только доходы за выполнение рабочих функций в месте исполнения обязанностей – з/плата, премии, доплата за работу.

Не нужно прибавлять к суммарному заработку:

оплату больничных листов;
пособия по соцстрахованию (декретные, по уходу и прочие);
оплату отпусков – основного, учебного;
оплату командировок;
помощь материального плана;
выплата компенсаций различного назначения – за питание, за проезд, связь и пр.

Отработанные дни

Это все те дни, когда трудящийся выходил на рабочее место, чтобы исполнять свои должностные обязанности.

Исходя из этого, не нужно учитывать дни пребывания:

в отпуске – как с оплатой, так и без нее;
на больничном (в том числе открытом по случаю беременности);
в служебной поездке;
в освобождении или отстранении от труда (не важно, сохранялся ли при этом средний заработок).

Когда работник отправляется в командировку, ему должны оплатить расчетный период отсутствия на рабочем месте, ведь отъезд вызван необходимостью выполнения рабочего задания. Оплата в 2021 году начисляется согласно среднему заработку командированного.

Чтобы определить средний доход работника предприятия за один день, необходимо суммировать общий доход, полученный за год работы в данной организации, и разделить на количество рабочих дней. Важно понимать, что режим работы не влияет на принцип расчета среднего дневного дохода. Вычисления командировочных в 2021 году проводятся на основе фактически отработанных дней и фактической заработной платы с использованием онлайн калькулятора для командировочных.

После нужно умножить полученное число на количество дней, проведенных в разъездах. Эту сумму и должен получить работник в качестве командировочных.

Если сотруднику необходимо выплатить командировочные, но он проработал на предприятии менее одного календарного года, расчет среднего заработка проводится на основе того времени, которое было отработано к моменту командировки. Иногда в командировочный отъезд отправляют человека, который только оформился на это место работы и зарплату еще не получал вообще. В таком случае оплата труда по командировочным производится, исходя из официального оклада.

Чтобы рассчитать командировочных в 2021 году по онлайн калькулятору во внимание принимаются такие выплаты, как официальная заработная плата, премии, надбавки, выплаты за простои (то есть, все фактически полученные работником деньги за его труд за год).

Важно исключить из этой общей суммы такие выплаты, как социальную помощь, оплату питания, проезда, обучения. То есть все выплаты за год, которые не касаются труда работника. Лимиты и понижающие коэффициенты при командировочных не рассчитываются.