Нужно ли малым предприятиям составлять график отпусков на 2021г

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

• внести изменения в сводный график отпусков;
• составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

График отпусков на 2021 год: правила и ошибки

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

• работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
• работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
• работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
• работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
• сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.

При составлении графика отпусков на 2021 г. учтите следующие моменты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 10.10.2020 г. № 1648 утвержден перенос выходных дней:

• суббота 2 января — на пятницу 5 ноября;
• воскресенье 3 января — на пятницу 31 декабря;
• суббота 20 февраля — понедельник 22 февраля.

Новогодние каникулы будут длиться с 1 по 10 января. День защитника Отечества будем праздновать с 21 по 23 февраля, а Международный женский день — с 6 по 8 марта. Майские праздники разделятся на два периода — с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. День России — с 12 по 14 июня, а День народного единства — с 4 по 7 ноября.

Согласно ст. 262.2 ТК РФ предоставлять отпуск по желанию в любое удобное время нужно тем работникам, которые имеют троих и более детей в возрасте до 12 лет.

Работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск сотруднику, если он еще не отработал положенный стаж 6 месяцев. Однако отпуск представляется авансом в любом случае следующим работникам:

• несовершеннолетние работники;
• женщины перед отпуском по БиР или после него;
• сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев.

К сотрудникам, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, относятся мужья, чьи жены в отпуске по БиР, родители детей-инвалидов, ветераны, чернобыльцы, жены военнослужащих.

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

• Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
• Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
• Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
• Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает — в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.

Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.

В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды — по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.

Изначально нужно издать приказ о подготовке графика отпусков и собрать информацию от сотрудников. Кроме того, при небольших размерах компании достаточно направить уведомления, в которых указать просьбу предоставить сведения о точных датах начала и окончания периода отпуска и количества дней. Если сотрудник делит отпуск на части, нужно, чтобы одна из них была не меньше 14-ти дней.

Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.

Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.

При составлении графика нужно определить последовательность внесения работников в график отпусков. Можно заполнять в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков или же по подразделениям.

В графике отпусков нужно указать дату начала отпуска и количество дней периода или же указать несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.

Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет.

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

В той же ст. 123 ТК РФ указан срок составления графика отпусков – не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года, то есть каждый год нужно составлять его до 15 декабря.

Если в течение календарного года принимаются новые сотрудники, которые уходят в отпуск по истечении шести месяцев или раньше, им отпуск предоставить можно только по заявлению или утвердить дополнительный график.

Далее расскажем, как принимается в организации график отпусков на 2021 год: как составить, заполнить и утвердить по новым правилам этот документ. Сразу надо сказать, что изменений в ТК РФ в ст. 123 не вносилось с 2006 года. Порядок остается прежним, последние изменения связаны с очередностью предоставления отпусков, ФЗ-360 установил возможность выбора периода отпуска по своему усмотрению для работников, имеющих 3 и более детей. Такое право есть и у других категорий работников (беременные, несовершеннолетние, воспитывающие детей-инвалидов и т.д.).

Новые разъяснения Минтруда России про график отпусков

Производственный календарь на январь 2021 с изменениями

Производственный календарь на 2021 год

Праздники в 2021 году. Как отдыхаем?

Включать ли совместителей в график отпусков?

Как перенести отпуск в графике отпусков

График отпусков работодатели разрабатывают ежегодно. При планировании учитываются пожелания сотрудников и интересы предприятия. Придерживаться утвержденного документа обязаны как работники, так и руководство. Расскажем о том, что учесть, составляя график отпусков на 2021 год.

К разработке документа необходимо приступать заранее, так как утвердить график отпусков на 2021 год нужно не позже, чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). То есть, крайний срок для подписания руководителем окончательного варианта документа на 2021 год – 17.12.2020 г.

Так как для сбора информации по периодам отдыха и объединения пожеланий сотрудников в общий план потребуется какое-то время, к подготовке лучше приступать заблаговременно – в октябре, ноябре текущего года.

В документе должны быть перечислены все сотрудники, работающие на предприятии по трудовому договору. Подрядчиков в график не включают. Рекомендуется вносить даже тех сотрудников, что подали заявление на увольнение, так как они могут изменить свое решение и отозвать заявление.

Крайний срок утверждения графика на очередной год — за 2 недели до его начала. Это прописано в ст. 123 ТК РФ.

На 2021 год график отпусков нужно подготовить в срок до 17 декабря 2020 года — это крайняя дата утверждения.

Срок хранения

Хранить график отпусков теперь нужно дольше — не 1 года как было ранее, а 3 года.

Новые сроки хранения прописаны в ст. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

То есть даже в случае завершения года, на который составлен график, все равно его нужно будет хранить в архиве еще 2 года.

Чтобы выполнить требование статьи 123 ТК РФ касательно сроков, график отпусков на 2021 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря предыдущего года. К этому времени надо распланировать очередность ухода в отпуск для всех сотрудников предприятия, получить подтверждение руководства и профсоюза. Так что откладывать до последнего не стоит.

Если после 17 декабря проверка выявит, что отпускной распорядок не утвержден, могут последовать штрафы:

• 30000–50000 рублей — для компаний.
• 1000–5000 рублей — для ИП.
• 1000–5000 рублей — для ответственных за график сотрудников.

Окончательные суммы назначает ГИТ. Иногда в адрес должностных лиц ограничиваются предупреждением. Но сильно рассчитывать на послабления не стоит — госинспекция внимательно относится к планированию отпусков, так как это залог соблюдения конституционного права работников на отдых.

Узнайте, что еще проверяет ГИТ и как подготовиться к проверке из специального материала.

Планирование обязательного оплачиваемого отдых персонала — задача с множеством граней. Надо учитывать производственные нужды, пожелания работников, возможности их замены на время отсутствия и, конечно, требования закона. Напомним основные:

• Отпуск большинства тружеников длится 28 календарных дней.
• Отпускной период можно дробить. Но так, чтобы как минимум одна часть длилась не меньше 14 дней.
• Если у человека накопились неиспользованные части отпуска с прошлых лет, они не сгорают. Вы можете предложить работнику «догулять» их или получить денежную компенсацию. Только за те дни, которые выходят за рамки 28-ми.

Помните о категориях работников, которым положен удлиненный отпуск. В их числе:

• Инвалиды — 30 дней.
• Несовершеннолетние — 31 день.
• Работающие на производстве химоружия — 56 дней.

Распространенный и любимый многими работниками прием — присоединение отпуска к праздникам. Например, взяв 2-дневный кусочек отпуска с 9 января, можно получить полноценные каникулы длиной в 10 дней. Ведь с 1 по 8 длятся нерабочие праздники. Если соблюдены остальные правила, это можно сделать. Но помните: обычные выходные — это календарные дни, которые надо включить в продолжительность отпуска.

Наиболее острый вопрос — надо ли утверждать график отпусков приказом? Закон не дает однозначного ответа и не требует издавать отдельный приказ, поэтому мнения специалистов разделились. Ясно одно — утверждать график обязательно.

В унифицированной форме Т-7 есть выделенная графа для подписи руководителя компании. Эта подпись, по сути, и является утверждением. Однако если в ваших локальных правилах есть пункт о приказе, необходимо издать и его. Отдельное распоряжение нужно и там, где используют самостоятельно разработанные формы без графы для подписи главы компании. Подпись руководителя кадровой службы не означает, что график утвержден. На предприятии есть профсоюз? Не забудьте согласовать план и с ним.

Второй важный момент — надо ли знакомить работников под подпись? Он напрямую связан с определением, является ли график отпусков нормативным актом. Здесь тоже нет четкости со стороны закона. В судебной и административной практике есть примеры признания отпускного плана локальным нормативным актом и назначения работодателям наказаний за отсутствие подписей ознакомленных работников.

Другие вопросы о ЛНА разбираем в этой статье.

Мы рекомендуем ознакомить персонал с графиком сразу после его утверждения. Это можно сделать двумя способами:

1. Предусмотреть непосредственно в таблице графу «Ознакомлен».
2. Оформить отдельным приложением к графику бланк ознакомления.

Подытоживая все вышесказанное, можно составить такой алгоритм.

Шаг 1. Соберите пожелания работников о периодах отдыха. Помните, что некоторым категориям сотрудников вы обязаны идти навстречу. Даже если какой-то участок «оголится» на время. На этом этапе могут понадобиться переговоры с сотрудниками.

Шаг 2. Проанализируйте производственные нужды и возможности замещения. Составьте проект графика с учетом государственных нерабочих дней и неиспользованных отпусков, если у кого-то они есть. В первую очередь проставьте периоды для льготников, затем — для всех остальных.

Шаг 3. Согласуйте проект с представителем профсоюза, если этот орган есть на вашем предприятии.

Шаг 4. Утвердите график отпусков на 2021 год. Срок — до 17 декабря 2020-го.

Шаг 5. Ознакомьте персонал под подпись.

Что учесть при составлении графика отпусков на 2021 год?

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1000 до 5000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

• супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
• один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• родители трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

Подробнее см.: «График отпусков: если ребенку многодетного родителя в следующем году исполняется 12 лет».

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

• почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
• Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
• чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
• лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
• сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. здесь.

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

График отпусков составляется с целью обеспечения непрерывной и успешной работы предприятия. Работники должны соблюдать очередность, установленную в графике.

Все трудящиеся, заключившие трудовой договор, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Рекомендуется составлять график по каждому структурному подразделению предприятия. После чего все графики сводятся в единую таблицу установленного образца. Если на предприятии есть профсоюз, то проект документа согласовывается с ним. Далее его подписывают все уполномоченные лица.

Все работодатели должны утвердить график отпусков на 2021 год до 17 декабря 2020 года. За нарушение предусмотрен штраф, который налагает инспекция труда:

Законом строго не регламентировано, каким по форме должен быть график отпусков на 2021 год. До 2013 года для его оформления использовался унифицированный бланк Т-7. Теперь каждая компания вправе использовать собственный вариант документа. Удобнее всего его оформить в виде таблицы, куда вносятся следующие сведения:

• о работодателе;
• о самом документе: название, порядковый номер, дата утверждения и год, на который составляется;
• о наименованиях отделов, структурных подразделений;
• о сотрудниках: должность (по данным штатного расписания), ФИО, табельный номер.
• об отпусках: продолжительности, запланированных и фактических датах, переносах (с указанием соответствующего документа-основания и измененных дат).

На окончательном варианте графика отпусков должны стоять подписи начальника отдела кадров и руководителя компании или уполномоченного ним сотрудника. Далее с документом ознакамливается персонал, подтверждая этот факт распиской. Для оформления последней можно внести соответствующую графу в сам график или сделать так называемый лист ознакомления. Он представляет собой документ в свободной форме, где каждый сотрудник ставит дату информирования о времени своего отдыха и подпись.

Согласованный локальный нормативный акт подписывает руководитель кадровой службы, после чего утверждается директором.

При отсутствии должностного лица утверждение производится уполномоченным лицом. Если на предприятии есть профсоюзный комитет, учитывается мнение этого органа. Подтверждающим документом является приказ.

В утвержденный график при необходимости вносятся изменения. Обязательное условие – согласие работодателя и сотрудника. Оформление изменений проводится приказом. Допускаются изменения в следующих ситуациях:

1. Отпуск в согласованный ранее период приведет к негативным последствиям для предприятия;
2. Отзыв по причинам производства;
3. Заболевание сотрудника;
4. Заявление работника, в котором указаны причины изменений.

За две недели до наступления согласованного отпускного периода работодатель уведомляет об этом сотрудника. Если уведомление работником не получено, у него появляется право на перенос. Заявление на отдых или перенос писать нет необходимости, за исключением следующих случаев:

• Отпуск предоставляется работнику, который проработал менее 6 месяцев;
• Правом на отдых планируют воспользоваться льготные категории – почетные доноры, несовершеннолетние, другие.

Формирование графика предоставления ежегодного отдыха – важная часть документооборота на предприятии. Документ позволяет упорядочить производственный процесс с учетом прав сотрудников, дает им возможность заранее спланировать отдых.

Начнем сразу с исключений. В график отпусков не включают сотрудников, с которыми заключен трудовой договор на срок до шести месяцев. Если срок трудового договора превышает этот период, то для таких работников действуют общие правила. Важно не забыть и про тех, кто временно не работает в компании. К ним относятся сотрудники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, на длительном больничном или в отпуске без сохранения заработной платы. Также есть особые категории лиц, для которых даты отпуска формируются с учетом их пожеланий. В этом случае необходимо заранее уточнить, какой период для них является предпочтительным, и после этого внести их в общий график.

Внешних и внутренних совместителей также включите в график. Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.

Конечно, работодатель вправе этого не делать. Но чтобы минимизировать конфликты с сотрудниками, лучше предоставить те даты, в которые они хотят отдохнуть сами. Кроме того, это позволит избежать переносов. Для начала сбора данных выпустите приказ о подготовке графика. В случае, если компания небольшая, то можно ограничиться обычными уведомлениями с просьбой предоставить точные даты начала и окончания отпуска, а также количества дней. Как правило, сотрудники разделяют отпуск на две части. По закону одна из них должна составлять не менее 14 дней. Это стоит обязательно учитывать.

Если же, наоборот, организация слишком большая, обязанность по сбору дат можно переложить на руководителей подразделений. Они самостоятельно соберут пожелания, оценят, устраивают ли их эти периоды с точки зрения организации процесса, и передадут вам согласованный по датам проект.

Дальнейший план действий зависит от того, есть или нет в компании профсоюз. Если есть, то в соответствии со статьей 372 ТК, сначала график нужно отправить туда. Профсоюз обязан рассмотреть проект в течение 5 рабочих дней с момента получения и прислать мотивированное мнение. В графике могут быть правки, с которыми кадровик либо соглашается, либо назначает дополнительные консультации по этому вопросу.

Далее график необходимо утвердить у руководителя организации. Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график по форме № Т-7, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя.

Окончательный вариант графика принимается за две недели до начала нового года. В этот раз все должно быть подготовлено до 17 декабря. Если такая дата выпадает на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, не обязательно. Такой порядок определяет статья 123 ТК.

Нужно ли знакомить работников с графиком — вопрос спорный. Но чтобы избежать конфликтов с сотрудниками и претензий трудовой инспекции, рекомендуется все же это сделать.

Для этого в форму № Т-7 или форму, которая разработана самостоятельно, включают две дополнительные графы. В одной из них сотрудники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой — укажут дату ознакомления с графиком. Второй вариант: приложите к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.

Если сотрудник откажется ставить подпись, что ознакомлен с графиком отпусков, составьте акт. Учтите, что подпись сотрудника и дата ознакомления не освобождают вас от обязанности уведомить его об отпуске за две недели до начала отпуска.

Искусство. Статья 123 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает, что график отпусков должен быть утвержден не менее чем за две недели до года, в котором он установлен. То есть документ на 2021 год должен быть подписан до 17 декабря 2020 года. Поскольку четверг выпадает на четверг, нет необходимости перемещать его в другое место. Кроме того, законодательство не запрещает оформление ранее оформленного документа. Фактическая дата его строительства должна быть указана в соответствующем столбце.

Если документ составлен после установленного срока, существует риск быть оштрафованным инспекцией труда. Ответственность регулируется ст. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает санкции:

• для индивидуальных предпринимателей: 1000-5000 рублей;
• для чиновника: 1000-5000 руб. или предупреждение;
• для организации: 30 000-50 000 руб.

Отпускное свидетельство обязательно для всех работодателей. Наказание за его отсутствие аналогично ответственности за нарушение сроков.

Порядок планирования отпуска на 2021 год должен был выглядеть так:

• Поговорите с персоналом о любых праздниках. Прежде всего, необходимо учитывать интересы привилегированных категорий и потребности организации, чтобы не отправлять всех специалистов одного профиля в отпуск одновременно.
• Создайте начальные графики для подразделений компании с учетом предпочтений сотрудников, их ротации, сезонной нагрузки и других характеристик работы. Этот вопрос можно задать руководителям отделов, которые знакомы с этой информацией.
• Обработать данные, полученные в отделе кадров, сформировав итоговую таблицу.
• Представить менеджеру на утверждение и ознакомление с персоналом.

Особенности составления графика отпусков на 2021 год

Закон не строго регламентирует форму графика отпусков на 2021 год. До 2013 года для его регистрации использовалась единая форма Т-7. Теперь каждая компания имеет право использовать собственную версию документа. Наиболее удобно оформить его в табличной форме, которая включает в себя следующую информацию:

• о работодателе;
• о самом документе: название, серийный номер, дата утверждения и год его создания;
• на названия отделов, подразделений;
• о сотрудниках: должность (согласно штатному расписанию), ФИО, количество сотрудников.
• об отпуске: продолжительность, плановая и фактическая дата, переводы (на основании соответствующего документа и с указанием даты изменения).

Окончательный вариант графика отпусков должен быть подписан руководителем отдела кадров и руководителем компании или уполномоченным им сотрудником. Затем персонал проверит квитанцию ​​с документом, подтверждающим этот факт. Чтобы зарегистрировать последнее, вы можете ввести соответствующий столбец в самой таблице или создать вводный лист. Это документ в свободной форме, в котором каждый сотрудник ставит дату отпуска и дату подписания.

После обработки документа вы должны проверить его на наличие следующих возможных ошибок:

• Не все рабочие тоже присоединились. Мы не должны забывать о половине мужчин и женщин, которые вернутся из указа в 2021 году.
• Ввод неполной информации. Документ содержит информацию об основных и дополнительных отпусках каждого сотрудника, а также о предыдущих неиспользованных периодах. Однако неоплачиваемый отпуск, а также дни, связанные с образованием, беременностью и родами, уходом за ребенком не входит.
• Отсутствие соглашения с профсоюзным органом (если есть). Последний, конечно, должен утвердить проект графика отпусков или предложить свои поправки. В противном случае работодатель утверждает документ вместе с протоколом споров, который профсоюз вправе обратиться в суд или государственную инспекцию труда.
• Там нет никаких изменений (если таковые имеются). При изменении сроков отпуска, звонках из отпуска или найме новых сотрудников в течение года расписание будет корректироваться в соответствии с графиком. Во втором случае разрешается подача отдельного заявления или просьба подать заявление новичку. На основании этого работодатель издает приказ об отпуске, и соответствующая информация заносится в удостоверение личности сотрудника.

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

График отпусков заполняется на основании информации, предоставленной работниками компании. Как именно данная информация предоставляется работниками, законодательством не предусматривается. Однако, для того, чтобы не возникало недоразумений между работниками и работодателями, ведущих к трудовым спорам, данные от сотрудников следует получать в письменном виде. Каждый из сотрудников должен предоставить планируемую дату своего отдыха. Заполненный график отпусков подлежит согласованию с профсоюзной организацией. Однако, это требование распространяется только на те компании, в которых данная организация есть.

Важно! Совместителям отпуск предоставляется в то же время, то и отпуск по основному месту работы. Это означает, что в график отпусков информация об отпуске может и не включаться. Это, конечно, желательно сделать, но вовсе необязательно.

При составлении графика следует указывать информацию не только об основных отпусках, но и о дополнительных.Информация о неоплачиваемых отпусках в график не включается.

Трудовым законодательством не установлены конкретные сроки, в которые с работников нужно собрать информацию об отдыхе. Но компания должна сделать это в такой срок, чтобы сотрудник, ответственный за составление графика, успел обработать необходимую информацию. Это следует из того, что обязанностью работодателя является предоставление отпуска всем работникам, но сделать это он должен так, чтобы не было перерывов в производственном процессе. В связи с этом не всегда желания работников об отдыхе совпадают с возможностями работодателя и последний вправе эти даты изменить.

Вопрос: Что делать, если за 2 недели до нового года составить и утвердить график отпусков?

Ответ: Утвердить график отпусков можно и позже, но сделать это задним числом. Главное, чтобы утверждение произошло до проверки контролирующими органами. В этом случае штрафы начисляться не будут.

Вопрос: Многодетные работники вправе выбирать себе удобное время для отпуска?

Ответ: Да, но не все. Самостоятельно определиться с датой отпуска могут работники, у которых не менее 3 детей в возрасте до 12 лет. Таким работникам отказать в предоставлении отпуска нельзя. То есть, если у работника действительно 3 детей, но одному из них уже более 12 лет, то выбирать себе дату отпуска без согласования с работодателем он не вправе.

Вопрос: Работник в декабре написал заявление об увольнении. Нужно ли его включать в график отпусков на следующий год?

Ответ: Нужно, в график следует включить всех сотрудников компании, даже тех, кто подал заявление об увольнении. Это связано с тем, что работник имеет право свое заявление отозвать. А значит в график придется вносить изменения.

График отпусков – это локальный нормативный акт, который утверждает руководитель компании (скачать бланк графика отпусков вы сможете далее в статье). Данный документ обязателен к исполнению обеими сторонами трудового договора – работодателем и работником.

Исключение составляют только работодатели-физлица: они могут не утверждать график отпусков. Хотя если работодатель, относящийся к данной категории, решит оформить график отпусков – это будет правильно, т. к. вопрос о порядке предоставления отпуска согласно нормам трудового права решается по согласованию с работодателем. Кроме того, при большой численности работников работодателю-физическому лицу все же лучше оформлять график отпусков. Такое же мнение высказывал Роструд.

Составление графика отпусков позволяет работодателю своевременно планировать и координировать рабочие процессы, связанные с уходом работника в отпуск. Можно заранее найти замену отпускнику (назначить исполняющего обязанности, найти внутреннего или внешнего совместителя), провести обучение при необходимости.

Также, имея график отпусков:

• недопустимо накопление неотгулянных отпусков;
• своевременно выплачиваются отпускные.

В графике указывают сведения о датах начала и окончания ежегодного основного и дополнительного отпусков по всем сотрудникам компании. Также делают разбивку по структурным подразделениям (отделам, департаментам и т. п.).

Если у работника по какой-то причине остались неотгулянные дни отпуска за прошлый год, информацию о старых отпусках тоже указывают в графике отпусков.

Таким образом, утвержденный график отпусков гарантирует право работника на отпуск согласно ТК РФ.

Есть категории сотрудников, которые могут идти в отпуск до истечения 6-месячного периода работы или вне зависимости от утвержденного графика отпусков.

Это:

• женщины – перед декретным отпуском или сразу после него;
• сотрудники, которые усыновили младенцев возрастом до 3-х месяцев;
• молодые сотрудники, младше 18 лет;
• мужья, чьи жены находятся в декретном отпуске;
• родитель (или приемный родитель/опекун), который воспитывает ребенка-инвалида младше 18 лет;
• сотрудники, имеющие награды «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР»;
• совместители;
• чернобыльцы;
• ветераны боевых действий;
• герои труда;
• другие категории работников.

Данные категории работников имеют право на ежегодный отпуск в то время, когда им удобно. Данное право необходимо учитывать перед тем, как составить график отпусков.

Как правильно составить график отпусков, если невозможно планировать отпуска льготных категорий сотрудников? В таком случае целесообразно предложить работнику-льготнику написать заявление на удобные для него даты отпуска.

Когда график отпусков сформирован на основе письменного пожелания работника (заявления), изменить даты отпуска льготнику можно только по согласованию сторон.

Если работник льготной категории считает, что его право на предоставление отпуска в удобное для него время нарушено, он имеет право обратиться за защитой своих интересов в суд.

Похожие записи:

• Трудовой кодекс рк на 2021 год
• При Какой Сумме Задолженности Пристовы Могут Вскрыть Квартиру
• Размеры Пособий В 2021 Г По Безработице