Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать служебное письмо образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению
Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить. Объединение в одном письме нескольких вопросов возможно, только если они связаны между собой.
Свободное изложение темы вовсе не означает, что стиль написания служебной записки должен отличаться от других деловых бумаг. Именно деловым стилем совершается переписка на горизонтальном уровне.
Потом поставить себя на ее место, и подумать, а какие пути вы бы искали для их решения. После посмотреть на семантическое ядро и придумать как лучше их вместе соединить. Какие темы подобрать для контента, чтобы человек смог решить мучивший его вопрос? При этом вопрос должен быть связан с ключом.
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть.
Кто может писать служебную записку
Актер часто менял место работы, поскольку коллеги не могли с ним сработаться. Во время репетиций постоянно возникали конфликты. Как правило, причиной была чрезмерная требовательность Олега.
Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя.
Письма являются деловыми документами, поэтому отправители и получатели обязаны осуществлять их грамотную регистрацию.
Составление претензионного письма
Как правило, бланком служебного письма является лист формата А4 и реквизиты располагают в верхнем углу. Посередине бланка реквизиты располагают реже, в основном, такую форму используют госучреждения. Для писем с небольшим объемом текста (не превышающим 8 строк) допускается формат А5.
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.
Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.
Кроме основных формулировок текста, рекомендуется соблюдать стандарты оформления письма, составленного в электронном варианте.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
Кроме основных формулировок текста, рекомендуется соблюдать стандарты оформления письма, составленного в электронном варианте.
Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
Обмен подобными письмами является одним из видов делового общения. Поэтому следует направить внимание на стиль выражения и написания в письме, так как в зависимости от этого создается общее впечатление о получателе. Однако есть шаблоны, формирующие официальные письма. Также есть ряд деталей, которые должны быть включены в подобное письмо.
Как писать важные письма по ГОСТу
Оформление служебной записки может производиться на специально разработанном в компании бланке внутреннего документа. При этом расположение заголовочной части может быть как продольным, так и угловым. При изложении очень большого текста необходимо перейти на заполнение другого листа, прописывание текста на обороте не принято.
Оформляя служебное письмо, обращают внимание на следующие моменты:
- Оно должно быть написано на фирменном бланке;
- Бланк должен содержать все реквизиты организации;
Именно по этой причине потребность в чем-то новом: и в поиске, и в написании статей на сайты появилась сама собой. И не может не радовать, что технологии способны «очеловечиться». Что больше всего необходимо для успешного продвижения сайта? Статьи для людей Для успешного продвижения рекомендуется уделить время и подробно изучить свою ЦА и ее проблемы.
Евгений Петросян уже десятилетия известен своими творческими достижениями: шутками, юмористическими передачами и т. д. И вот впервые за всю долгую карьеру 74-летний артист оказался в эпицентре скандала, когда ушел к молодой помощнице.
Со Степаненко все было иначе, ведь они оба работали в одной сфере. Виктор провел параллель с фигурным катанием, когда в паре один партнер отказывается от другого — профессионала — в пользу человека, далекого от спорта.
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”. То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил.
Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов».
Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений?
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Однако, особо важные вопросы, связанные с бизнесом, работой организаций и др. решаются исключительно через деловую переписку. Так что же представляет из себя деловое письмо?
Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.
Если компания отказывается формировать нормативные акты, регулирующие правила составления и регистрации деловых бумаг, то ответственное лицо пользуется стандартной процедурой. Для этого заводится журнал, в который включаются реквизиты каждого письма. Приводится дата их отправки, требования и иные важные пункты.
Среди основных особенностей служебных писем можно выделить:
- Письмо строят по специальной определенной схеме: введение с указанием мотивов и причин написания, фактов и ссылок на события, доказательства и обоснования, заключение с изложением выводов и предложений, просьб, требований.
- Целью письма являются определенные побудительные мотивы.
- Отражение одного вопроса.
- Текст излагается в третьем лице и единственном числе.
Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Гарантийным – если в нем подтверждается выполнение взятых обязательств. Этот вид служебного письма наделен юридической силой. Информация в нем должна быть представлена четко, без двусмысленностей.
Олег Даль — это талантливый и востребованный советский актер, рано ушедший из жизни. Он умер в возрасте 39 лет от сердечного приступа. Его очень любили телезрители, но тайно ненавидел весь актерский состав, поскольку с ним было необычайно сложно работать. И основная причина заключалась в трудном характере, мешавшем ему получать лучшие роли.
В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?
В зависимости от информации, которая представлена в подобного рода документах, выделяют следующие виды служебных писем:
- Информационное: адресат проинформирован о чем-либо.
- Сопроводительное: если получателю отправлены, кроме письма, остальные документы.
- Извещение: адресат информирует отправителя о получении от него корреспонденции (документы, посылки, переводы и т. д.).
- Гарантийное: если оно подтверждает реализацию определенных обязанностей. Данный тип официального письма имеет юридическую силу. Содержащаяся в нем информация обязана быть представлена верно, без двусмысленности. В отличие от всех остальных официальных писем, обязательно проставление визы руководителя и бухгалтера, и печати компании.
- Сообщение: направление внимания о том, что получатель предоставляет факты, которые его интересуют.
- Приглашение: адресат информируется об организации общественных мероприятий (конференций, семинаров, конкурсов) и приглашается на них.
В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.